mfr als SHK Software? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit mfr

Wir haben die Simplias GmbH über ihre SHK Software mfr ausgefragt.

Die Antworten der Simplias GmbH sind in orange markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Software für SHK-Handwerker in 3 Sätzen.

mfr® ist eine cloudbasierte Field Service Management Software, die den gesamten technischen Serviceprozess – von der Angebotserstellung über die Auftragsplanung und -umsetzung bis zur Rechnungsstellung – digitalisiert und automatisiert. Wir verbinden K.I. gestützte Tools zur Disposition mit einer leistungsstarken Mobile App, mit der Techniker im Feld schnell und effizient Arbeiten können, wobei jeder Schritt automatisch mit dem Büro synchronisiert und dort dokumentiert wird. So bieten wir SHK-Unternehmen eine praxisnahe digitale Lösung, mit der sich dynamische Workflows und professionelles Projektmanagement intuitiv umsetzen lassen.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

mfr® bietet mehr als eine klassische Handwerkersoftware: Unsere KI-gestützte Einsatzplanung und die dynamischen Checklisten etwa, passen sich intelligent an reale Abläufe an und entlasten damit sowohl Techniker als auch Serviceleiter bei der täglichen Arbeit. Zudem arbeiten wir im engen Austausch mit unseren Kunden und orientieren uns in der Neu- und Weiterentwicklung unserer Tools daran, welche Anforderungen in der Praxis tatsächlich entstehen. So stellen wir sicher, dass mfr® optimal an bestehende Strukturen anschließt und langfristig Effizienz, Transparenz und Qualität im Service steigert.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Wir bieten mit mfr® eine umfassende Softwarelösung, die darauf ausgerichtet ist, komplexe Prozesse im Servicebereich einfach, effizient und gewinnbringend abzubilden. Kleinere Betriebe, denen es zunächst um die Digitalisierung von Kernprozessen geht, empfinden den Funktionsumfang gerade anfangs oft als etwas komplex. Um den Einstieg zu erleichtern, bauen wir derzeit eine interne Kundenakademie auf, in der Anwender künftig leicht verständliche und praxisnahe Tutorials für einen schnellen Start sowie eine tiefere Auseinandersetzung mit mfr finden. Ein Basic-Onboarding ist bereits verfügbar.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

mfr® ist eine Cloud-basierte Web-Anwendung (SaaS). Der Zugriff erfolgt über den Browser, so dass keine lokale Installation und kein eigener Server erforderlich ist. Updates, Sicherheitspatches und Backups erfolgen zentral im Rechenzentrum (DSGVO-konform), sodass Nutzer stets die aktuelle Version verwenden.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja, mfr® ist vollständig mobil nutzbar. Für den Einsatz auf Smartphone und Tablet steht eine Mobile App für iOS und Android zur Verfügung, die speziell für Techniker im Außendienst entwickelt wurde.

Mitarbeiter haben über die App jederzeit Zugriff auf alle Kunden- und Auftragsinformationen. Arbeits- und Fahrzeiten werden mobil automatisch erfasst werden. Aufträge werden auf Grundlage digitaler Checklisten schrittweise abgearbeitet, wobei jeder Schritt automatisch mit dem Büro synchronisiert und im Auftrag gespeichert wird. Für ein umfassende Dokumentation bietet die mfr® App eine unbegrenzte Fotodokumentation, digitale Kundenunterschrift sowie die Möglichkeit, Materialien zu erfassen. Für eine perfekte Kommunikation sorgt ein internen, DSGVO-konformer Projektchat, der den Austausch über Messenger-Dienste wie WhatsApp obsolet macht. Dank einer ausgeklügelten Offline-Funktion arbeiten Techniker auch ohne Netzverbindung weiter. Die Daten werden dann synchronisiert, sobald wieder Netz verfügbar ist.

Nicht mobil verfügbar: Administrationsfunktionen, Disposition und Ressourcenplanung – diese werden über die Web-Anwendung im Büro genutzt.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja, mehrere Nutzer und Geräte können gleichzeitig mit mfr® arbeiten. Alle Daten werden in Echtzeit über die Cloud synchronisiert, sodass Änderungen unmittelbar für alle sichtbar sind – sowohl im Büro, als auch im Feld.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

mfr® ist plattformunabhängig und einfach nutzbar.
Die Web-Anwendung läuft auf allen modernen Browsern wie Google Chrome, Microsoft Edge, Firefox oder Safari.

Für den mobilen Einsatz steht eine native App für iOS und Android zur Verfügung, optimiert für Smartphones und Tablets.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Ja, mfr® bietet einen Offline-Modus in der mobilen App.
Techniker können auch ohne Internetverbindung weiterarbeiten – beispielsweise Aufträge einsehen, Checklisten ausfüllen, Zeiten erfassen, Fotos aufnehmen und Kundensignaturen einholen etc.

Sobald wieder eine Verbindung besteht, werden alle Daten automatisch mit der Cloud synchronisiert. So bleibt der Arbeitsfluss auch bei schlechtem Empfang vollständig erhalten.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Updates erfolgen bei mfr® automatisch und regelmäßig. Als Cloud-basierte SaaS-Lösung spielen wir neue Funktionen, Verbesserungen und Sicherheitsupdates zentral ein, ohne dass Nutzer selbst  aktiv werden müssen. Natürlich informieren wir unsere Kunden über Veränderungen und Updates, bevor diese vorgenommen werden. Das passiert mehrmals im Jahr, meist in kurzen Intervallen von ca. 3 Monaten.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Wir sichern Daten zentral und automatisch im Rechenzentrum. Mehrere Wiederherstellungspunkte stehen bereit. Im Fall der Fälle unterstützt unser Support die schnelle Rücksicherung. Technisches Vorwissen von Seiten der Kunden ist dafür nicht nötig.

Bei Bedarf können Daten auch exportiert werden (z. B. Listen/Reports als CSV/Excel oder PDFs; Bilder/Dokumente aus Projekten). Das erleichtert eigene Ablagen oder Archivzwecke. Backups erfolgen verschlüsselt und DSGVO-konform. Zugriffe sind rollenbasiert geregelt.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Datensicherheit und Datenschutz haben bei mfr® höchste Priorität. Dafür nutzen wir fortschrittliche Verschlüsselungstechnologien und strenge Zugriffskontrollen, um die Sicherheit von Kunden- und Unternehmensdaten zu gewährleisten. Eine DSGVO-konforme Datenverarbeitung sowie moderne Sicherheitsstandards sind dabei eine Grundvoraussetzung.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Wir bieten Schnittstellen zu Lexware Office, easybill, SAP, DATEV-Export und den iPaaSPlattformen Zapier und Make, durch die wiederum zahlreiche Buchaltungs-Systeme in mfr integriert werden können.

Die Schnittstellen ermöglichen einen durchgängigen Datenfluss zwischen Auftragsmanagement, Buchhaltung und anderen Unternehmenssystemen. So entfallen doppelte Eingaben, Abläufe werden beschleunigt und die Datenqualität bleibt konsistent.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im SHK-Handwerker Alltag

13. Inwiefern unterstützt die Software bei Kalkulationen?
    • Welche Kalkulationsmöglichkeiten bietet Ihre Software?
    • Können Arbeitszeiten, Materialkosten und Gemeinkosten berücksichtigt werden?
    • Gibt es eine automatische Vor- und Nachkalkulation von Projekten?
    • Weitere Funktionen im Bereich Kalkulation?

mfr® unterstützt Unternehmen bei der vollständigen Auftrags- und Projektkalkulation. In Angeboten und Aufträgen lassen sich Arbeitszeiten, Materialkosten und sonstige Positionen direkt erfassen und bewerten. Die Software ermöglicht dadurch eine transparente Vorkalkulation auf Basis realer Werte.

Während der Ausführung werden Zeiten, Materialien und Zusatzkosten automatisch im Hintergrund erfasst und den Projekten zugeordnet. So kann nach Abschluss der Projekte eine präzise Nachkalkulation erfolgen, um Abweichungen zwischen geplantem und tatsächlichem Aufwand zu erkennen. Hierbei helfen Tools wie das integrierte Dashboard, das Daten zentral versammelt.

So bieten wir eine klare Übersicht über Wirtschaftlichkeit, Margen und Aufwand, die Voraussetzung
für nachhaltiges Wachstum ist.

14. Inwiefern unterstützt die Software bei der Angebotserstellung?
    • Wie funktioniert die Erstellung von Angeboten und Aufträgen?
    • Gibt es Vorlagen oder Konfiguratoren (z. B. für Heizungsanlagen, Badplanungen, Wartungsverträge)?
    • Können Angebote digital versendet und in Aufträge/Rechnungen umgewandelt werden?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Angebotserstellung anmerken?

mfr® ermöglicht die schnelle Kalkulation und Erstellung von Angeboten direkt im Portal. Im System hinterlegte Stammdaten werden dabei automatisch übertragen, einzelne Positionen bequem über einen integrierten Material-Editor hinzugefügt. Materialien, Arbeitszeiten und Leistungen können dabei entweder aus dem Artikelstamm übernommen, oder über IDS-/UGL-Schnittstellen importiert werden. Angebotsvorlagen – inkl. Auftraggeber, Einsatzort, Kategorien sowie Vor- und Nachtext – können schnell definiert und gespeichert werden.

Aus dem fertigen Angebot kann per Klick ein Auftrag, eine Rechnung oder eine Bestellung generiert werden. Kunden erhalten das Angebot per Mail. Hier bietet mfr® die Möglichkeit, einen Bestätigungs-Link mitzusenden. Kunden rufen das Angebot auf bestätigen dann bequem per Klick.

Um Aufträge punktgenau zu definieren, können Dokumente und gespeicherte Checklisten per Klick hinzugefügt werden. Die Erstellung sich wiederholender Aufträge (Wartungsereignisse) können über den mfr® Wartungsplaner vollständig automatisiert werden.

Ein weiteres wichtiges Tool bildet unser Kundenportal. Hier können Kunden nicht nur jederzeit Daten, Dokumente und Einsatzorte einsehen, sondern auch selbstständig Anfragen zu Aufträgen stellen.

Mit dem integrierten Berichtsdesigner bieten wir zudem die Möglichkeit, Angebote und Rechnungen individuell zu gestalten und so spezifisch auf den Betrieb unserer Kunden zuzuschneiden. Firmenlogo, Layout und Positionen können dabei angepasst und ohne html Kenntnisse definiert werden.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung?
    • Wie funktioniert die Rechnungsstellung?
    • Sind Abschlagsrechnungen, Teilrechnungen oder Sammelrechnungen möglich?
    • E-Rechnungen (XRechnung / ZUGFeRD)?
    • Können Zahlungen verfolgt werden? Gibt es ein Mahnwesen (ggf. automatisiert durch Verknüpfung mit Bankkonten)?
    • Weitere Funktionen im Bereich Abrechnung?

mfr® unterstützt den gesamten Abrechnungsprozess – von der Angebotserstellung bis zur fertigen Rechnung. Aus Aufträgen oder Projekten lassen sich Rechnungen mit einem Klick erzeugen; alle Positionen, Zeiten und Materialien werden automatisch übernommen.

Abschlags-, Teil- und Sammelrechnungen können über das Tool „Folgeaufträge“ erstellt werden. E-Rechnungen unterstützen wir mit ZUGFeRD.

Über die zentrale Projektübersicht kann der Rechnungsstatus (Entwurf, offen, bezahlt, überfällig, angemahnt) im Blick behalten werden. Offene Posten können gefiltert und exportiert werden. Ein automatisiertes Mahnwesen oder eine Bankintegration ist derzeit nicht Bestandteil der Lösung.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Termin- & Einsatzmanagement?
    • Planung von Kundenterminen, Baustellen & Serviceeinsätzen?
    • Mobile Auftragsbearbeitung für Monteure unterwegs?
    • Einsatzpläne für Teams und Fahrzeuge?
    • Weitere Funktionen im Bereich Terminverwaltung?

Die Planung von Kundenterminen und Serviceeinsätzen ist ein Kernelement von mfr®. Mit dem Kundenterminplaner stellen ein Tool zur Verfügung, das Terminvorschläge automatisch per Mail an Kunden verschickt, sobald ein Auftrag in Planung geht.

Der Kunde bestätigt einen der vorgeschlagenen Termine über einen Buchungs-Link, die Disposition bestätigt den Termin und der Auftrag springt automatisch auf „geplant“.

Mit der K.I. Einsatzplanung haben Unternehmen die Möglichkeit, die passenden Mitarbeiter für ihre Aufträge von unserem System automatisch suchen zu lassen. Dabei werden Parameter wie Verfügbarkeit, Qualifikation, Entfernung und Fahrzeit berücksichtig. Natürlich können Mitarbeiter auch direkt im Auftrag oder über die Plantafel per Drag&Drop verplant werden.

Die Plantafel bietet eine breite Übersicht, in der eingesetzte und zu verplanende Techniker, Teams und Fahrzeuge in Echtzeit angezeigt werden. Die Balkenfarbe ändert sich je nach Auftragsstatus automatisch, so dass Einsätze genau nachvollzogen werden können. Dazu gibt es eine Kalenderund Kartenansicht (Google-Maps), auf der die Standpunkte der Techniker angezeigt werden.

Über die mobile App haben Monteure unterwegs Zugriff auf ihre Aufträge, Termine, Checklisten, Kundeninformationen und Anlagenhistorien. Arbeitszeiten, Auftragsschritte, Fotos und Kundenunterschriften werden direkt vor Ort erfasst, mit dem Portal synchronisiert und sicher im Auftrag gespeichert.

Darüber hinaus bietet mfr® mit dem Wartungsplaner die Möglichkeit, die Planung wiederkehrende Wartungseinsätze vollständig zu automatisieren. Je nach festgelegtem Intervall wird der Auftrag automatisch erstellt, inklusive angefügter Checkliste und allen wichtigen Informationen.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Projekt- & Auftragsmanagement?
    • Strukturierung von Projekten in Phasen & Aufgaben?
    • Dokumentation von Arbeitsfortschritten?
    • Übergabe von Aufträgen zwischen Büro & Monteuren?
    • Können Aufgaben bestimmten Mitarbeitern zugewiesen werden?
    • Was möchten Sie noch zu diesem Thema anmerken?

mfr® unterstützt die vollständige Organisation von Projekten und Aufträgen – von der Planung über die Ausführung bis hin zur Dokumentation.

Aufträge lassen sich dabei klar strukturieren und in Phasen oder Aufgaben gliedern. Arbeitsfortschritte, Zeiten, Materialien und Notizen werden in der App während der Abarbeitung erfasst und in Echtzeit mit dem Büro synchronisiert, so das Auftragsfortschritte direkt einsehbar sind. Alle Übergaben zwischen Büro und Außendienst erfolgt also über die App. Neben den Aufträgen, die alle relevanten Informationen enthalten, Erweiterte Funktionen wie die strukturierte Projektplanung mit Kanban-Boards, Phasenübersicht und sind Teil von mfr Projekt. Dieses Modul ermöglicht die detaillierte Steuerung komplexer Projekte und ergänzt die Standardfunktionen der Field- und Office-Lizenzen um ein umfassendes Projektmanagement.  

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Material- & Bestandsmanagement?
    • Gibt es eine Lagerverwaltung?
    • Wie werden Materialverbräuche dokumentiert?
    • Schnittstellen zu SHK-Großhändlern/Online-Katalogen?
    • Weitere Funktionen im Bereich Materialverwaltung?

mfr® unterstützt die digitalen Lagerverwaltung mit dem Tool „Mobiles Warenlager“. Hier können Nutzer sowohl Hauptlager als auch einzelne Fahrzeuglager anlegen und verwalten. Artikel werden per Klick nachgefüllt, wobei bequem auf den vorhandenen Artikelstamm zurückgegriffen werden kann. Verbrauchte Artikel werden dokumentiert und können im Dashboard nachvollzogen werden. Außerdem besteht die Möglichkeit, für jedes Lager Mindest- und Höchstbestände zu definieren. Fällt ein Artikel unter den definierten Mindestbestand, wird automatisch eine Bestellung ausgelöst.

Schnittstellen zu SHK-Großhändlern/Online-Katalogen: Wir bieten Anbindung an Großhändler über UGL- und IDS-Schnittstellen. Warenkörbe lassen sich bequem importieren/exportieren.

Über die Mobile App könne Mitarbeiter verbrauchtest Material direkt nachbestellen. Der Bestellwunsch erscheint im Portal und kann von dort aus geordert werden. Ist die Bestellung „abholbereit“ erhält der Techniker eine Nachricht in der App. Außerdem können Artikel spezifisch für einen Auftrag geordert, oder an das Hauptlager zurückgegeben werden.

19. Inwiefern berücksichtigt Ihre Software branchenspezifische Normen und rechtliche Vorgaben?
    • Unterstützung von DIN-/VDI-/VDE-Standards?
    • Berücksichtigung gesetzlicher Vorschriften (z.B. TRGI)?
    • Automatische Updates bei Änderungen von Normen und Vorgaben?
    • Weitere Funktionen im Bereich Normen & Compliance?

Mit den digitalen Checklisten (auch dynamisch) setzt mfr® einheitliche Standards und strukturierte Prüfabläufe um. Prüfprotokolle werden rechtssicher und papierlos erstellt (inkl. Pflichtfeldern, Abhängigkeiten, Unterschrift, Fotodokumentation). Auf Grundlager dieser Tools bilden unsere SHK-Kunden betriebliche und branchenspezifische Vorgaben sauber ab.

Der Wartungsplaner organisiert wiederkehrende Prüf-/Wartungstermine auf Basis verknüpfter Objekt-, Produkt- und Ereignisdatenbanken; Historien bleiben nachvollziehbar dokumentiert.

Updates bei Änderungen von Normen und Vorgaben nehmen wir vor, wenn sie rechtlich relevant sind. Normvorgaben werden in der Praxis über konfigurierbare Checklisten/Prozesse abgebildet.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei Dokumentation & Protokollen?
    • Erfassung von Serviceberichten, Wartungsprotokollen, Checklisten?
    • Können Wartungs- oder Prüfprotokolle (z. B. Heizungscheck, Abnahmeformulare) digital abgebildet werden?
    • Lassen sich individuelle Formulare erstellen und anpassen?
    • Fotodokumentation?
    • Digitale Unterschriften?
    • Weitere Funktionen im Bereich Dokumentation?

mfr® unterstützt die vollständige digitale Dokumentation von Service- und Wartungsarbeiten. Digitale Serviceberichte, Prüf- und Wartungsprotokolle können bequem im Checklisten Designer angelegt und digital beim Kunden ausgefüllt werden. So kann aus der abgearbeiteten und unterschriebenen Checkliste per Klick ei vollständiger und präziser Servicebericht generiert werden, inkl. Fotos.

Formulare können individuell angepasst oder neu erstellt werden, sodass sich betriebliche und branchenspezifische Anforderungen flexibel abbilden lassen. Alle Dokumente werden automatisch dem Auftrag oder Projekt zugeordnet und revisionssicher archiviert.

21. Inwiefern fungiert Ihre Software als CRM (Kunden- & Kontaktmanagement)?
    • Verwaltung von Kundendaten & Historien (Angebote, Rechnungen, Wartungsverträge)?
    • Erinnerungsfunktionen (z. B. Wartungsintervalle, Prüfungen)?
    • Integration von Kommunikation (E-Mails, Notizen, Telefonate)?
    • Weitere CRM-Funktionen?

mfr® bietet ein hochflexibles CRM mit sauberer Trennung von Kontakten, Unternehmen und Einsatzorten. Alle Kontakte sind zentral in der Datenbank gesammelt, an jedem Kontakt Unternehmen, Adresse und Kontaktdaten hinterlegt. In der Historie können bereits erledigte Aufträge, erstellte Angebote und Rechnungen sowie sämtliche Dokumente eingesehen werden. Alle hinterlegten Stammdaten werden vollautomatisch in Aufträge, Angebote und Rechnungen übernommen.

Im Wartungsplaner können Starttermin und Intervall für sich wiederholende Wartungsereignisse festgelegt werden. Aufträge erstellen sich dann je nach Definition automatisch.

Der Kundenterminplaner sorgt dafür, dass Termine automatisch per Mail mit dem Kunden vereinbaren. mfr® versendet dabei automatisch eine E-Mail mit KI-optimierten Terminvorschlägen inkl. Bestätigungs-Link. Der Kunde muss nur noch wählen und der Termin geht in die Planung.

Für innovativen Self-Service sorgt das bereits erwähnte Kundenportal, in dem Kunden Aufträge in Echtzeit verfolgen, alle Dokumente einsehen und selbstständig Anfragen zu Aufträgen stellen können.

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software die mobile Arbeit direkt beim Kunden vor Ort?
    • Gibt es eine gesonderte Variante der Software bzw. eine extra App für den mobilen Gebrauch?
    • Welche Software-Funktionen lassen sich auch mobil nutzen bzw. welche nicht?
    • Weiteres zu diesem Thema?

Ja, mfr® unterstützt die mobile Arbeit direkt beim Kunden. Es gibt eine native App für iOS und Android, optimiert für Smartphone und Tablet.

Aufträge und Termine können mobil eingesehen und bearbeitet werden. Checklisten und Protokolle werden direkt während der Ausführung beim Kunden abgearbeitet und ausgefüllt, Arbeit- und Fahrzeiten werden problemlos per Klick erfasst. Außerdem bietet die App eine unbegrenzte Fotofunktion sowie die Möglichkeit, Kundenunterschriften und verbrauchtes Material zu erfassen.

23. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Mitarbeiter-Management?
    • Zeiterfassung, Urlaubs-und Abwesenheitsverwaltung?
    • Lohnvorbereitung / Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung?
    • Weiteres zum Thema Mitarbeiter-Management?

mfr® unterstützt die digitale Zeiterfassung direkt über die mobile App oder im Büro. Arbeitszeiten können projekt- und auftragsbezogen erfasst und automatisch den jeweiligen Tätigkeiten zugeordnet werden.

Urlaubsanträge können in der App und im Portal von den Mitarbeitern beantragt werden und dann vom Teamleiter freigegeben werden. Die Krankentage sowie Abwesenheiten können ebenfalls in der App und im Portal verwaltet werden.

Für die Lohnbearbeitung stehen Schnittstellungen zur Verfügung, beispielsweise im DATEVFormat, sodass erfasste Zeiten direkt an die Lohnbuchhaltung übergeben werden können.

In der mfr® Plantafel können Mitarbeiter einfach per Drag & Drop verwaltet werden. Für mehr Überblick in der Planung, können Mitarbeiter nach Qualifikation, Name und Entfernung gefilter werden. Auch die Bildung von Teams gelingt per Klick. Der Auftragsstatus – geplant, begonnen oder abgeschlossen – wird anhand der unterschiedlichen Färbung der Balken in der Einsatzplanung gekennzeichnet.

Darüber hinaus bietet mfr® die Möglichkeit, Subunternehmer und externe Techniker zu verwalten.

24. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren SHK-spezifischen Funktionen?
    • Heizungswartung & Wartungsverträge?
    • Schnittstellen zu Planungssystemen (CAD, BIM)?
    • Anlagen- & Geräteverwaltung?
    • Energie- und Nachhaltigkeitsmanagement (z. B. Energieberichte, Fördermittelverwaltung, CO₂-Berechnungen)?
    • Fuhrpark‑Management?
    • Weitere SHK-spezifische Funktionen?

mfr® ist speziell auf die Anforderungen von Service- und Handwerksbetrieben – insbesondere SHK-Unternehmen – ausgerichtet.

Der integrierte Wartungsplaner ermöglicht die automatische Planung und Terminierung wiederkehrender Wartungen sowie deren Dokumentation. Wartungsverträge lassen sich digital verwalten, inklusive Erinnerung, Abrechnung und Berichtserstellung.

Über die Anlagenverwaltung werden Geräte, Seriennummern und Wartungs- und Anlagenhistorien zentral erfasst und direkt den Aufträgen zugeordnet – ideal für Heizungs- und Lüftungsanlagen.

Ergänzend steht mit FLOTTR, einem weiteren Produkt aus dem Hause Simplias, eine optionale GPS-Tracking- und Fuhrpark-Lösung zur Verfügung, um Fahrzeuge und Einsätze in Echtzeit zu koordinieren. Inklusive digitalem Fahrtenbuch.

25. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Controlling, Statistiken & Auswertungen?
    • Finanzbuchhaltung / Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle, Exportfunktionen für Buchhaltungssysteme)?
    • Weiteren unternehmerischen Funktionen?

mfr® bietet ein Dashboard & Reporting mit Echtzeit-Kennzahlen (u. a. Aufträge, Auslastung, Arbeits-/Fahrzeiten, Budgets, Projekte, Kostenstellen, First-Time Fix Rate) sowie flexibel konfigurierbare Ansichten und Diagramme sowie ein Anbindung zu Power-BI.

Übergabe an die Buchhaltung via DATEV-Schnittstelle (automatisierter Import/Export von Buchhaltungsdaten; Nutzung für Lohn & Gehalt möglich). Zusätzlich stehen weitere Schnittstellen/Exportformate bereit (z. B. easybill, Lexware Office).

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

26. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche / Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Wir bieten abgestufte Pakete mit unterschiedlicher Funktionsvielfalt, die sich nach Unternehmensgröße und -anforderungen richten. mfr® beginnt bei 5 Nutzern.

Das BASIC-Paket ist auf 5 Nutzer begrenzt und richtet sich demnach an kleine Unternehmen, die ihre Prozesse optimieren und wachsen wollen. Hier kostet die Lizenz monatlich 29 €.

Das PROFESSIONAL-Paket enthält alle BASIC-Funktionen und erweitert diese um weitere Tools, die vor allem die Automation von Prozessen betreffen. Perfekt für Unternehmen und Teams, die effizient und digital arbeiten wollen. Hier kostet die Lizenz monatlich 39 €.

Das ENTERPRISE-Paket bietet den vollen Funktionsumfang inkl. K.I. Einsatzplanung und Routenoptimierung. Hier kommen Unternehmen und Teams auf ihre Kosten, die komplexe Prozesse mit vielen Mitarbeitern umsetzen wollen. Eine Lizenz kosten monatlich 55 €.

Dazu bieten wir zwei Zusatzpakete: Mit mfr® PROJECT können Projekte, Aufgaben und Baustellen perfekt geplant werden. Zehn Lizenzen kosten hier 99 € pro Monat. Jede weitere Lizenz 15 € / Monat.

mfr OFFICE ist unser Zusatzpaket für eine noch schnellere Angebots- und Rechnungserstellung. Fünf Lizenzen kosten hier 75 € pro Monat. Jede weitere Lizenz 20 € / Monat. mfr® OFFICE nur als Erweiterung zu Field Service oder Project.

Weitere Angebote: GPS-Tracking & Fahrtenbuch 12 € / Monat (zzgl. einmalig 150 € pro Tracker
mit SIM). Telefonsupport 20 % der monatlichen Gesamtkosten. Alle Preise zzgl. USt.

Die Mindestlaufzeit beträgt 12 Monate, danach werden Verträge Automaisch um 12 Monate verlängert. Die Kündigungsfrist beträgt 3 Monate.

27. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?

• Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
• Inhouse oder externer Support?
• Wartezeiten?
• „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Wir bieten einen Telefon-Support von Mo-Fr von 9-17 Uhr an. Außerhalb dieser Zeiten beantwortet eine KI-Sprachassistenz die Anfragen und hinterlegt sie im System. Außerdem können Anfragen per Mail gestellt werden. Der Support ist inhouse.

Wartezeiten variieren nach Art und Umfang der Anfrage. Kleine Anliegen können direkt oder zeitnah beantwortet werden.
Warteschlangen in einer Hotline gibt es nicht.

Aktuell bauen wir die mfr® Akademie aus – einen Bereich, der neuen Kunden und Interessenten praxisnahe Tutorials (auch digital) bietet und gleichzeitig Bestandskunden dabei unterstützt, tiefer in unsere Funktionsvielfalt sowie in neu implementierte Tools einzusteigen.

28. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

mfr® stellt Schulungsmaterialien, Video-Tutorials in einer mfr Academy und Dokumentationen bereit, um den Einstieg zu erleichtern.

In der kostenlose Demo-Testversion können sich potenzielle User mit unseren Funktionen vertraut machen. Hier gibt es keine zeitliche Begrenzung und kein weiteren Einschränkungen.

Der Import von Unternehmens-, Einsatzort- und Kontaktdaten mittels Excel-Vorlage ist unkompliziert möglich. Zusätzlich besteht ein Plug-in für den Datenaustausch mit Großhändlern sowie Import/Export von UGL-Dateien.

Einen Wechselservice an sich bieten wir nicht direkt an, jedoch begleiten wir den Onboarding Prozess intensiv und kundenorientiert.

Abschluss-Fragen:

29. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Ihre Kunden Sie? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Kunden heben insbesondere unseren Support hervor. Die mfr® Infrastruktur ist auf individuell Prozessgestaltung ausgelebt. Darüber hinaus bemühen wir uns, individuellen Kundenwünschen gerecht zu werden. Aktuell implementieren wir beispielsweise eine neue Schnittstelle, von der vorerst nur ein Kunde gebrauch machen wird. Dieser enge Kundenkontakt sorgt dann auch dafür, dass wir viel positives Feedback für unsere stark praxisorientierten Features erhalten.

Natürlich können wir auch Feedback in Form von Zahlen nennen, die unsere Kunden auf den Tisch legen. So konnte unser Kunde DAIKIN beispielsweise von 8.000 auf 50.000 Aufträge pro Jahr skalieren, mit der gleichen Anzahl von Einsatzplanern.

Die AquaTherm GmbH hat über mfr® digitale Prozesse etabliert, um so dem Fachkräftemangel mit effizienten Abläufen zu begegnen. Durch automatisierte Terminplanung, dokumentierte Wartungen und mobile Erfassung vor Ort konnte AquaTherm die Effizienz im Technikeralltag deutlich steigern. Das Ergebnis: weniger administrative Nacharbeit, schnellere Auftragsabwicklung und mehr Zeit für das Wesentliche.

30. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

mfr® ist im deutschsprachigen Markt für Field Service Management und Handwerkersoftware fest etabliert. Über 800 Unternehmen mit mehr als 10.000 Technikern, Monteuren und Installateuren nutzen mfr®, um ihre Serviceprozesse zu digitalisieren. Die Software wird kontinuierlich weiterentwickelt und ist vor allem für wachsende Betriebe mit mehreren Technikern attraktiv, die ihre Planung, Abrechnung und Dokumentation effizient steuern möchten.

31. Schlussplädoyer:
    Für welche SHK-Handwerksbetriebe (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

mfr® eignet sich besonders für mittelständische SHK-Betriebe mit mindestens 5 bis 100+ Technikern, die regelmäßig Service-, Wartungs- und Installationsaufträge durchführen. Die Software entfaltet ihren vollen Nutzen bei Unternehmen, die mehrere Teams oder Fahrzeuge koordinieren, Wartungsverträge verwalten und Wert auf strukturierte Prozesse, Automatisierung und Nachvollziehbarkeit legen.

Durch den modularen Aufbau kann mfr® sowohl von kleineren Betrieben mit wenigen Außendienstmitarbeitern genutzt werden als auch von größeren Serviceorganisationen, die komplexe Einsatz-, Projekt- und Ressourcenplanung benötigen.