HERO als SHK Software? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit HERO

Wir haben die HERO Software GmbH über ihre SHK Software HERO ausgefragt.

Die Antworten der HERO Software GmbH sind in orange markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Software für SHK-Handwerker in 3 Sätzen.

HERO Software bietet Handwerksbetrieben aller Branchen eine intuitive und umfassende Betriebssoftware, die den gesamten Betriebsablauf digitalisiert. Vom ersten Kundenkontakt über die Angebotserstellung bis hin zur Umsetzung und Dokumentation der Baustelle sowie der finalen Schlussrechnung – alle datengetriebenen Prozesse sind digital abgebildet und durch die Cloud-Technologie jederzeit von verschiedenen Endgeräten abrufbar.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Die Vorteile von HERO sind neben dem breiten Funktionsumfang und der unkomplizierten Bedienbarkeit, vor allem die Cloud, die Handwerker App und die individualisierbaren Automationen, die für jeden Betrieb separat eingerichtet werden. Die Automationen werden individuell an die Anforderungen jedes einzelnen Betriebs angepasst und sind in der Form in keiner anderen deutschen Handwerkersoftware zu finden.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Seit August 2025 bieten wir zusätzlich eine Lager-Funktion an. Diese ist noch neu und wird kontinuierlich weiterentwickelt und verbessert. Außerdem arbeiten wir aktuell daran, unseren Usern die digitale Plantafel auch in der mobilen HERO App zur Verfügung zu stellen.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Bei HERO Software handelt es sich um eine Cloud-Software (Web-Anwendung).

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja, HERO ist auch als mobile App für Apple iOS und Android verfügbar. Die App bildet einen Großteil der Funktionen ab: Rechnungsprogramm, DMS, Auftragsverwaltung, individuelle Projektpipeline, CRM, Lager, Arbeitszeiterfassung, Aufmaß, digitale Unterschrift. In der mobilen Variante sind die digitale Plantafel und das Mahnwesen nicht verfügbar.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja, mehrere Nutzer und Geräte können gleichzeitig mit HERO arbeiten. Dank der Cloud werden neue Einträge, Dokumente, Kommentare etc. per Datensynchronisation in Echtzeit sofort bei jedem Mitarbeitenden aktualisiert.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Ein HERO-Nutzer braucht nur ein internetfähiges Endgerät (Desktop-PC, Laptop, Smartphone, Tablet) und kann sich dann entweder in der Web-Version oder in der mobilen App anmelden. Mobil ist HERO von Apple iOS und Android Geräten nutzbar.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Ja, aber nur in der HERO App. Projekte, die bereits online geöffnet wurden, können auch offline weiterhin abgerufen werden. Die Zeiterfassung funktioniert ebenfalls auch offline. Bilder oder Dokumente können offline nicht geöffnet werden – sie lassen sich jedoch offline erstellen und werden dann bei nächster Gelegenheit hochgeladen.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Updates erfolgen täglich automatisch von Montag bis Donnerstag.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

HERO Nutzer können sich jederzeit Exporte ziehen.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Bei HERO legen wir sehr viel Wert auf Datensicherheit: Die Erhebung, Verarbeitung und Speicherung von Daten erfolgt ausschließlich nach den Vorgaben des deutschen Datenschutzrechts. Wir sind selbstverständlich DSGVO-konform und alle Daten werden in der EU, vor allem in Deutschland, gehostet. Die von unseren Cloud-Anbietern verwalteten Rechenzentren erfüllen höchste Sicherheitsstandards und verfügen über alle relevanten Zertifizierungen.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

HERO bietet die folgenden Schnittstellen: DATANORM, IDS Connect, UGL Format, DATEV, Lexware Office, DAA Connect, GAEB, Aroundhome, Offpaper, Solar Monkey. Der Vorteil der Schnittstellen ist, dass HERO Software somit um viele weitere praktische Funktionen ergänzt werden kann, ohne dass Anwender*innen das Programm wechseln müssen oder externe Daten kompliziert in HERO hochladen müssen.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im SHK-Handwerker Alltag

13. Inwiefern unterstützt die Software bei Kalkulationen?
    • Welche Kalkulationsmöglichkeiten bietet Ihre Software?
      • • In HERO können Kalkulationen für Angebote und Rechnungen durchgeführt werden.
    • Können Arbeitszeiten, Materialkosten und Gemeinkosten berücksichtigt werden?
      • • Arbeitszeiten und Materialkosten können in der Kalkulation mit berücksichtigt werden.
    • Gibt es eine automatische Vor- und Nachkalkulation von Projekten?
      • • Eine umfassende Vor- und Nachkalkulation erfolgt in HERO noch nicht automatisch.
    • Weitere Funktionen im Bereich Kalkulation?
      • • Über den Soll/Ist-Vergleich können HERO User jedoch prüfen, ob ihre Projekte gewinnbringend sind.

14. Inwiefern unterstützt die Software bei der Angebotserstellung?
    • Wie funktioniert die Erstellung von Angeboten und Aufträgen?
      • • Angebote können mit dem Dokumentenkonfigurator erstellt werden. Dabei können Kunden auf Vorlagen zurückgreifen oder Angebote individuell mit Textbausteinen erstellen, Materialien und Preise hinzufügen und diese wiederum als Vorlagen speichern.
    • Gibt es Vorlagen oder Konfiguratoren (z. B. für Heizungsanlagen, Badplanungen, Wartungsverträge)?
      • • Es gibt einen umfangreichen Dokumentenkonfigurator und Vorlagen für diverse Dokumente (Angebote, Rechnungen, Mahnungen etc.). Vorlagen für Heizungsanlagen oder Badplanung gibt es in HERO nicht. Wartungspläne können im Modul Kundendienst als wiederkehrende Aufgaben angelegt werden – im Menüpunkt Wartungsverträge können diese wiederum verwaltet werden.
    • Können Angebote digital versendet und in Aufträge/Rechnungen umgewandelt werden?
      • • Ja, Angebote können in Aufträge und Rechnungen umgewandelt und digital versendet werden.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung?
    • Wie funktioniert die Rechnungsstellung?
      • • Rechnungen können individuell oder aus einem Angebot erstellt werden. Diese können aus HERO heraus digital an Kunden versendet werden.
    • Sind Abschlagsrechnungen, Teilrechnungen oder Sammelrechnungen möglich?
      • • Ja, Abschlagsrechnungen und Teilrechnungen können in HERO erstellt werden. Die Funktion der Sammelrechnung wird aktuell noch entwickelt.
    • E-Rechnungen (XRechnung / ZUGFeRD)?
      • • Ja, beide Formate sind möglich.
    • Können Zahlungen verfolgt werden? Gibt es ein Mahnwesen (ggf. automatisiert durch Verknüpfung mit Bankkonten)?
      • • Ja, im Mahnwesen können bis zu sechs unterschiedliche Mahnstufen verwendet werden. Diese sind jeweils mit E-Mail-Templates verknüpft, die den Inhalt der jeweiligen Mahnung darstellen. In HERO gibt es aktuell noch keine Verknüpfung zu Bankkonten.
    • Weitere Funktionen im Bereich Abrechnung?
      • • HERO Nutzern steht zusätzlich eine nahtlose Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware Lexware Office zur Verfügung.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Termin- & Einsatzmanagement?
    • Planung von Kundenterminen, Baustellen & Serviceeinsätzen?
      • • In HERO erfolgt die Terminplanung in der digitalen Plantafel, ähnlich eines Gantt-Diagramms. Hier können Termine koordiniert und visuell dargestellt werden. Terminen können Mitarbeiter, Fahrzeuge, Maschinen, Werkzeuge und weitere Kommentare zugeordnet werden. Die digitale Plantafel ist aktuell nur in der Desktop-Variante abrufbar.
    • Mobile Auftragsbearbeitung für Monteure unterwegs?
      • • Ja, Aufträge können mobil abgerufen und bearbeitet werden.
    • Einsatzpläne für Teams und Fahrzeuge?
      • • Die Teamplanung ist in der digitalen Plantafel ebenfalls möglich und Fahrzeuge können entsprechenden Terminen zugeordnet werden.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Projekt- & Auftragsmanagement?
    • Strukturierung von Projekten in Phasen & Aufgaben?
      • • In HERO ist strukturiertes Projektmanagement mit der individualisierbaren Projektpipeline besonders unkompliziert: Diese ordnet Aufträge z. B. in “Erstkontakt”, “Vor-Ort-Termin”, “In Umsetzung”, “Rechnung” usw. und gibt Überblick darüber, wie viele Projekte sich in welchem Projektstatus befinden.
    • Dokumentation von Arbeitsfortschritten?
      • • Die Dokumentation von Fortschritten ist im projektbezogenen Logbuch möglich.
    • Übergabe von Aufträgen zwischen Büro & Monteuren?
      • • Über die Cloud-Anbindung sind alle Mitarbeitenden – egal ob im Büro oder auf der Baustelle – stets miteinander verbunden. Rutscht ein Projekt etwa in den Projektstatus “In Umsetzung”, kann in HERO eine Automation integriert werden, die einen entsprechenden Monteur automatisch über seine neuen Aufgaben im Projekt informiert.
    • Können Aufgaben bestimmten Mitarbeitern zugewiesen werden?
      • • Ja, das geht sogar automatisiert: Wenn vorher bestimmte Aufgaben für entsprechende Projekttypen definiert werden, erhält ein Mitarbeitender eine entsprechende Push-Benachrichtigung.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Material- & Bestandsmanagement?
    • Gibt es eine Lagerverwaltung?
      • • Ja, für die Desktop- und App-Version von HERO. Das Add-on „HERO Lager“ ermöglicht es, Bestände, Entnahmen und Nachbestellungen jederzeit im Blick zu behalten und Lagerbewegungen direkt mit Projekten zu verknüpfen. Durch die direkte Einbindung in die HERO Betriebssoftware wird die Auftragsplanung und Kalkulation präziser: Alle benötigten Materialien und Artikel lassen sich mit wenigen Klicks für die Kalkulation zusammenstellen, ein aufwendiges Nachschlagen von Artikeldaten und -preisen entfällt.
    • Wie werden Materialverbräuche dokumentiert?
      • • Im Lagerbuch sehen User die Historie all ihrer Lagerbewegungen, dabei pflegt ein Unternehmen jeweils einen gemeinsamen Lagerbestand, um Einheitlichkeit der Artikel sicherzustellen. Zugänge und Abgänge werden in HERO direkt im jeweiligen Lagerartikel verbucht. In der HERO App haben User zusätzlich die Möglichkeit, Artikel per Barcode- und QR-Code-Scan zu erfassen.
    • Schnittstellen zu SHK-Großhändlern/Online-Katalogen?
      • • Ja, es gibt Schnittstellen zu DATANORM, IDS Connect und UGL.
    • Weitere Funktionen im Bereich Materialverwaltung?
      • • HERO User können kritische Melde- und Sollbestände für Artikel definieren, um automatisch Hinweise zur Nachbestellung zu erhalten.

19. Inwiefern berücksichtigt Ihre Software branchenspezifische Normen und rechtliche Vorgaben?
    • Unterstützung von DIN-/VDI-/VDE-Standards?
      • • Die HERO-Software hat für Dokumente voreingestellte DIN. Die DIN 5008 ist für die Geschäftswelt vorgeschrieben, hat jedoch einen gewissen Spielraum, in dem einzelne Anpassungen vorgenommen werden können.
    • Berücksichtigung gesetzlicher Vorschriften (z.B. TRGI)?
      • • HERO User sind grundsätzlich selbst dafür verantwortlich, gesetzliche Vorschriften wie die TRGI zu berücksichtigen.
    • Automatische Updates bei Änderungen von Normen und Vorgaben?
      • • Updates erfolgen automatisch von Montag bis Donnerstag und decken auch Änderungen von Normen und Vorgaben mit ab.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei Dokumentation & Protokollen?
    • Erfassung von Serviceberichten, Wartungsprotokollen, Checklisten?
      • • Berichte und Checklisten können individuell in HERO erstellt werden. Wartungsprotokolle, tabellarische Dokumente und spezielle Formulare können mit unserer Schnittstelle zu Offpaper erstellt werden.
    • Können Wartungs- oder Prüfprotokolle (z. B. Heizungscheck, Abnahmeformulare) digital abgebildet werden?
      • • Ja, über unsere Schnittstelle zur Offpaper.
    • Lassen sich individuelle Formulare erstellen und anpassen?
      • • Formulare können nicht erstellt werden. In HERO können Handwerker Dokumente wie Angebote, Rechnungen, Mahnungen etc. erstellen.
    • Fotodokumentation?
      • • Die Fotodokumentation funktioniert in HERO über die HERO App. Fotos können mit der Handy- oder Tabletkamera gemacht und in der entsprechenden Projektmappe abgelegt werden.
    • Digitale Unterschriften?
      • • Eine digitale Unterschrift kann ebenfalls über die HERO App am Smartphone oder Tablet eingeholt werden.

21. Inwiefern fungiert Ihre Software als CRM (Kunden- & Kontaktmanagement)?
    • Verwaltung von Kundendaten & Historien (Angebote, Rechnungen, Wartungsverträge)?
      • • Alle Dokumente können projekt- bzw. kundenbezogen gespeichert und unter dem Kundennamen wiedergefunden werden. Im Projektlogbuch ist die entsprechende Projekthistorie inkl. Dokumenten einsehbar.
    • Erinnerungsfunktionen (z. B. Wartungsintervalle, Prüfungen)?
      • • Via Automation können Terminerinnerungen an Kunden automatisch verschickt werden.
    • Integration von Kommunikation (E-Mails, Notizen, Telefonate)?
      • • Zu Projekten können Kommentare und Notizen, z.B. zu externer Kommunikation hinzugefügt werden.

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software die mobile Arbeit direkt beim Kunden vor Ort?
    • Gibt es eine gesonderte Variante der Software bzw. eine extra App für den mobilen Gebrauch?
      • • Ja, es gibt eine gesonderte HERO App für iOS und Android Geräte.
    • Welche Software-Funktionen lassen sich auch mobil nutzen bzw. welche nicht?
      • • Die HERO App umfasst einen Großteil der Funktionen aus der Desktop-Variante in reduzierter Form. Darunter u.a. Lager, Projektpipeline, Dokumente, Arbeitszeiterfassung, CRM, Aufmaß, digitale Unterschrift. Nicht verfügbar sind die digitale Plantafel und das Mahnwesen.

23. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Mitarbeiter-Management?
    • Zeiterfassung, Urlaubs-und Abwesenheitsverwaltung?
      • • Zeiterfassung, Urlaub- und Abwesenheitsmanagement sind in HERO verfügbar und können auch mobil verwaltet werden.
    • Lohnvorbereitung / Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung?
      • • HERO hat eine Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware Lexware Office und für die rechtssichere Übermittlung von Buchhaltungsdaten steht ein DATEV-Export per CSV-Datei zur Verfügung.

24. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren SHK-spezifischen Funktionen?
    • Heizungswartung & Wartungsverträge?
      • • In HERO können Wartungsverträge mit Laufzeit, Intervall und Terminerinnerung erstellt werden. Die Terminerinnerung kann auch zu einem bestimmten Zeitpunkt vor der Wartung stattfinden. Ebenfalls kann HERO zum ausgewählten Termin automatisch ein neues Projekt / Auftrag erstellen und einem bestimmten Mitarbeiter zuordnen.
    • Schnittstellen zu Planungssystemen (CAD, BIM)?
      • • HERO hat keine CAD- oder BIM-Schnittstellen.
    • Anlagen- & Geräteverwaltung?
      • • Werkzeuge, Geräte und Fahrzeuge können in der digitalen Plantafel bestimmten Projekten zugeordne werden.
    • Energie- und Nachhaltigkeitsmanagement (z. B. Energieberichte, Fördermittelverwaltung, CO₂-Berechnungen)?
      • • Nein, gibt es in HERO nicht.
    • Fuhrpark‑Management?
      • • In HERO ist kein eigenes Fuhrparkmanagement enthalten.

25. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Controlling, Statistiken & Auswertungen?
      • • Jedem HERO-User stehen Dashboards mit Auswertungen zur Verfügung. Messbare Werte sind: Umsatz, Projekte, Kunden, Artikel und Mitarbeitende. Ebenfalls ist eine geografische Projektkarte integriert, die zeigt, wo eigene Kunden sitzen.
    • Finanzbuchhaltung / Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle, Exportfunktionen für Buchhaltungssysteme)?
      • • Für die Datenübergabe an einen Steuerberater steht der DATEV-Export per CSV-Datei zur Verfügung. Ebenfalls gibt es eine Schnittstelle zu Lexware Office, die nahtlos in HERO integriert ist.
    • Weiteren unternehmerischen Funktionen?
      • • Wir organisieren regelmäßig Events wie Barcamps oder die HEROcon, um Handwerkern Möglichkeiten zum Vernetzen, Weiterbilden und Austauschen zu bieten.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

26. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
      • • Ja, HERO Core und HERO Copilot.
    • Monatliche / Jährliche Kosten?
      • • HERO Copilot: ab 199 € mtl. pro User, jeder weitere User kostet hier nur 59 € mtl.
        • HERO Lager und HERO Prime (Telefonsupport) können jeweils für 29 € mtl. pro Unternehmen dazugebucht werden.
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
      • • Bei HERO Core und HERO Copilot kostet jeder weitere Nutzer 59 € mtl. Ein zusätzlicher App Nutzer kostet 19 € mtl.
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?
      • • Wir schließen Jahresverträge ab, die eine Kündigungsfrist von einem Monat vor Vertragsende haben.

27. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?

• Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
  • • HERO bietet Support via Telefon, E-Mail, Chatbot und Telefonsupport mit KI außerhalb der Office Hours.
• Inhouse oder externer Support?
  • • E-Mail-Support erfolgt immer inhouse, Telefon-Support erfolgt nur im Ausnahmefall extern (z. B. wenn Support-Mitarbeitende durch andere interne Veranstaltungen blockiert sind).
• Wartezeiten?
  • • Die Wartezeiten versuchen wir so gering zu möglich zu halten. Sie variieren je nach Supportaufkommen.
• „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?
  • • Es gibt YouTube Videos, in denen Features und Workflows visuell in der HERO Software gezeigt und erklärt werden. Zusätzlich gibt es einen Online-Support-Bereich auf der HERO Website, in dem sämtliche Fragen zur Software inkl. Screenshots geklärt werden. Feature- und Anwendungs-/Gewerke-Landing Pages haben separate FAQ-Bereiche.

28. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
      • • Es gibt eine kostenlose Testversion, die 14 Tage lang unverbindlich genutzt werden kann. Eine separate Kündigung ist nicht notwendig. Die Testversion gilt für HERO Core – HERO Copilot hingegen beinhaltet zusätzlich Automationen, die bei jedem Abschluss individuell eingerichtet werden müssen und dementsprechend nicht getestet werden können.
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
      • • Ja, der Import von Daten ist im CSV-Format möglich. Ebenfalls gibt es u. a. Schnittstellen zu IDS Connect, DATANORM und UGL, mit denen Artikelstammdaten importiert werden können.
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?
      • • Ja, in Form von Datenübertragungen: Wir helfen neuen User dabei, ihre Daten im CSV-Format in HERO einzupflegen.

Abschluss-Fragen:

29. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Ihre Kunden Sie? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Ja, wir haben einen eigenen Referenzbereich auf der Website und verschiedene Erfolgsgeschichten im HERO Blog. Kunden schätzen vor allem die einfache Bedienbarkeit, die Flexibilität durch Cloud und App, den breiten Funktionsumfang und die praktischen Schnittstellen. Aktuell wünschen sich Kunden z. B. dass die digitale Plantafel auch in der mobilen App zur Verfügung gestellt wird – da arbeiten wir gerade dran.

30. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

Im Bereich Handwerkersoftware sind wir Marktführer und Testsieger und ganz vorne mit dabei. Aktuell erhalten wir vom Vergleichsportal trusted eine 1,4 (sehr gut). Wir sind u.a. Most Responsible Employer 2025, World’s Best Employer 2023 und SaaS Leader 2022.

31. Schlussplädoyer:
    Für welche SHK-Handwerksbetriebe (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

HERO Software eignet sich gleichermaßen für alle SHK-Handwerksbetriebe. Egal ob Ein-Mann-Betrieb oder 50+ Mitarbeitende – HERO passt zu allen Betriebsgrößen. Mit dem breiten Funktionsumfang und den flexibel zubuchbaren Optionen (z. B. Lager, Telefonsupport, Automationen, App Nutzer) kann sich jeder Betrieb im Rahmen seiner individuellen Möglichkeiten und Anforderungen mit HERO aufstellen. Vor allem unsere Funktionen Auftragsmanagement, Rechnungsprogramm, digitale Plantafel, Kalkulation, Zeiterfassung, Customer Relationship Management und die mobile App unterstützen SHK-Teams sowohl im Büro und als auch im Außendienst.