ToolTime als SHK Software? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit ToolTime

Wir haben die ToolTime GmbH über ihre SHK Software ToolTime ausgefragt.

Die Antworten der ToolTime GmbH sind in orange markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Software für SHK-Handwerker in 3 Sätzen.

ToolTime ist eine cloudbasierte Handwerkersoftware, die speziell für Handwerksbetriebe aller Größen entwickelt wurde und alle wichtigen Betriebsprozesse – von der Angebotserstellung bis zur Rechnungslegung – in einer Anwendung bündelt. Die Software ermöglicht eine reibungslose Kommunikation zwischen Büro und Baustelle dank Cloud-Zugriff und mobiler App. Mit ToolTime können Handwerker ihren gesamten Betrieb papierlos und effizient organisieren – von der Terminplanung bis hin zur Zeiterfassung.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

ToolTime punktet durch besonders einfache Bedienung mit minimaler Einarbeitungszeit, ein attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis im Abo-Modell ohne hohe Investitionskosten sowie die Funktion ToolTime Pay für digitale Kundenzahlungen und automatisiertes Mahnwesen. Die Software ist für alle Gewerke geeignet und wird von führenden Branchenpartnern wie Vaillant und Bosch empfohlen. Mehr als 20.000 Handwerker setzen seit 2018 auf ToolTime.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

ToolTime bietet keine integrierte Lagerverwaltung – Betriebe mit komplexem Lagerbedarf müssen hierf hierfür eine zusätzliche Lösung nutzen. CAD- oder BIM-Planungsfunktionen sind nicht Bestandteil der Software. Auch sehr große Betriebe mit vielen Spezialprozessen könnten an die Grenzen des Funktionsumfangs stoßen.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

ToolTime ist eine reine Web-Anwendung (Cloud-Software) – eine Installation ist nicht erforderlich. Der Zugriff erfolgt über den Browser oder die native mobile App. Es gibt keine On-Premise-Variante. Alle Daten werden sicher in der Cloud gespeichert und sind von überall erreichbar.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja, ToolTime ist vollständig mobil nutzbar. Es gibt eine eigene App für iOS und Android. Über die App können Monteure Arbeitszeiten erfassen, Aufträge bearbeiten, Fotos dokumentieren, Kundeninformationen einsehen und digitale Unterschriften einholen. Termindetails und Auftragsinformationen werden automatisch auf das Smartphone der Mitarbeiter übertragen.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja, ToolTime unterstützt mehrere Nutzer und Geräte gleichzeitig. Die Preisgestaltung orientiert sich an der Teamgröße: Es gibt Pakete für Solo (1 Nutzer), Team (bis 5 Nutzer), Business (bis 15 Nutzer) und Enterprise (unbegrenzt). Alle Nutzer arbeiten in Echtzeit auf denselben Daten in der Cloud – Änderungen sind sofort für alle sichtbar.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

ToolTime benötigt lediglich einen aktuellen Webbrowser (Chrome, Firefox, Edge, Safari) und eine Internetverbindung – keine Installation, keine speziellen Betriebssystemanforderungen. Die mobile App läuft auf iOS und Android. Die Software ist betriebssystemunabhängig und funktioniert auf Windows, macOS und Linux.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Ein vollständiger Offline-Modus ist nicht verfügbar, da ToolTime als Cloud-Software konzipiert ist. Für die meisten Funktionen ist eine Internetverbindung erforderlich. Bei kurzen Verbindungsunterbrechungen können bereits geladene Daten eingesehen werden.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Als Cloud-Software werden Updates automatisch eingespielt – ohne Aufwand für die Nutzer. Es sind keine manuellen Updates oder Installationen notwendig. Neue Funktionen und Verbesserungen werden regelmäßig über das Produktportal kommuniziert.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Die Datensicherung erfolgt automatisch in der Cloud durch ToolTime. Nutzer müssen sich um kein manuelles Backup kümmern. Die Infrastruktur entspricht modernen Sicherheitsstandards – auch technisch weniger affine Nutzer müssen keine zusätzlichen Maßnahmen treffen.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

ToolTime speichert alle Daten verschlüsselt in der Cloud und erfüllt die Anforderungen der DSGVO. Der Serverstandort und Sicherheitsmaßnahmen entsprechen europäischen Datenschutzvorgaben. Zugriffsrechte können nutzerindividuell vergeben werden.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

ToolTime verfügt über Schnittstellen zu: DATEV (Buchhaltungsübergabe an den Steuerberater), Lexware (Synchronisierung), DATANORM und IDS-Connect (Großhändler-Kataloge für SHK-Großhändler), GAEB (Ausschreibungen), Open MasterData sowie eine offene API. Zusätzlich werden XRechnung und ZUGFeRD für die E-Rechnungspflicht.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im SHK-Handwerker Alltag

13. Inwiefern unterstützt die Software bei Kalkulationen?
    • Welche Kalkulationsmöglichkeiten bietet Ihre Software?
    • Können Arbeitszeiten, Materialkosten und Gemeinkosten berücksichtigt werden?
    • Gibt es eine automatische Vor- und Nachkalkulation von Projekten?
    • Weitere Funktionen im Bereich Kalkulation?

ToolTime unterstützt die Erstellung von Angeboten mit Materialkosten und Arbeitszeiten. Über die Datanorm- und IDS-Schnittstellen können Materialpreise direkt aus Großhändler-Katalogen importiert und in die Kalkulation einbezogen werden. Eine automatische Vor- und Nachkalkulation von Projekten ist nicht explizit als Kernfunktion ausgewiesen – der Fokus liegt auf der vereinfachten Angebots- und Rechnungserstellung.

14. Inwiefern unterstützt die Software bei der Angebotserstellung?
    • Wie funktioniert die Erstellung von Angeboten und Aufträgen?
    • Gibt es Vorlagen oder Konfiguratoren (z. B. für Heizungsanlagen, Badplanungen, Wartungsverträge)?
    • Können Angebote digital versendet und in Aufträge/Rechnungen umgewandelt werden?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Angebotserstellung anmerken?

Angebote werden über eine übersichtliche Oberfläche mit wenigen Klicks erstellt. Vorlagen und Textbausteine können hinterlegt werden. Angebote lassen sich digital per E-Mail versenden und direkt in Aufträge und Rechnungen umwandeln. GAEB-Dateien können für Ausschreibungen mit Bauherren und Architekten ausgetauscht werden. Branchenspezifische Konfiguratoren für z.B. Heizungsanlagen sind kein expliziter Bestandteil – die Stärke liegt in der Einfachheit und Geschwindigkeit der Erstellung.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung?
    • Wie funktioniert die Rechnungsstellung?
    • Sind Abschlagsrechnungen, Teilrechnungen oder Sammelrechnungen möglich?
    • E-Rechnungen (XRechnung / ZUGFeRD)?
    • Können Zahlungen verfolgt werden? Gibt es ein Mahnwesen (ggf. automatisiert durch Verknüpfung mit Bankkonten)?
    • Weitere Funktionen im Bereich Abrechnung?

ToolTime bietet ein vollständiges Rechnungsprogramm inkl. Abschlags- und Teilrechnungen. E-Rechnungen nach XRechnung und ZUGFeRD werden unterstützt (ab 2027 gesetzlich vorgeschrieben). Mit ToolTime Pay können Kunden Rechnungen digital bezahlen, und das Mahnwesen wird automatisiert. Der Überblick über offene Rechnungen und Umsatz ist jederzeit verfügbar. DATEV-Export für den Steuerberater ist integriert.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Termin- & Einsatzmanagement?
    • Planung von Kundenterminen, Baustellen & Serviceeinsätzen?
    • Mobile Auftragsbearbeitung für Monteure unterwegs?
    • Einsatzpläne für Teams und Fahrzeuge?
    • Weitere Funktionen im Bereich Terminverwaltung?

ToolTime bietet eine übersichtliche Baustellenplanung und Terminverwaltung für Kundentermine, Baustellen und Serviceeinsätze. Monteure erhalten Termindetails und Auftragsinformationen automatisch auf ihr Smartphone. Die mobile App ermöglicht vollständige Auftragsbearbeitung unterwegs. Einsatzpläne für Teams können koordiniert werden.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Projekt- & Auftragsmanagement?
    • Strukturierung von Projekten in Phasen & Aufgaben?
    • Dokumentation von Arbeitsfortschritten?
    • Übergabe von Aufträgen zwischen Büro & Monteuren?
    • Können Aufgaben bestimmten Mitarbeitern zugewiesen werden?
    • Was möchten Sie noch zu diesem Thema anmerken?

Aufträge können vollständig digital verwaltet werden – von der Anlage über die Zuweisung an Mitarbeiter bis zur Fertigstellung. Die Übergabe zwischen Büro und Monteuren erfolgt über die App. Arbeitsfortschritte können dokumentiert werden, inkl. digitalem Aufmaß direkt vor Ort. Aufgaben können bestimmten Mitarbeitern zugewiesen werden.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Material- & Bestandsmanagement?
    • Gibt es eine Lagerverwaltung?
    • Wie werden Materialverbräuche dokumentiert?
    • Schnittstellen zu SHK-Großhändlern/Online-Katalogen?
    • Weitere Funktionen im Bereich Materialverwaltung?

Eine integrierte Lagerverwaltung bietet ToolTime nicht. Materialverbräuche können jedoch über die Auftragsbearbeitung erfasst werden. Über die Schnittstellen zu SHK-Großhändlern (IDS-Connect, DATANORM) können Materialpreise und -kataloge direkt in Angebote übernommen werden.

19. Inwiefern berücksichtigt Ihre Software branchenspezifische Normen und rechtliche Vorgaben?
    • Unterstützung von DIN-/VDI-/VDE-Standards?
    • Berücksichtigung gesetzlicher Vorschriften (z.B. TRGI)?
    • Automatische Updates bei Änderungen von Normen und Vorgaben?
    • Weitere Funktionen im Bereich Normen & Compliance?

ToolTime ist keine CAD/Planungssoftware und bildet daher DIN/VDI/VDE-Berechnungen nicht direkt ab. Die Software stellt sicher, dass gesetzliche Anforderungen im kaufmännischen Bereich erfüllt werden (z.B. E-Rechnungspflicht ab 2025 per XRechnung/ZUGFeRD). Technische Normen für die Planung (z.B. TRGI) sind kein Bestandteil – ToolTime positioniert sich als kaufmännische Betriebssoftware, nicht als technische Planungssoftware.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei Dokumentation & Protokollen?
    • Erfassung von Serviceberichten, Wartungsprotokollen, Checklisten?
    • Können Wartungs- oder Prüfprotokolle (z. B. Heizungscheck, Abnahmeformulare) digital abgebildet werden?
    • Lassen sich individuelle Formulare erstellen und anpassen?
    • Fotodokumentation?
    • Digitale Unterschriften?
    • Weitere Funktionen im Bereich Dokumentation?

ToolTime unterstützt die digitale Baudokumentation: Serviceberichte und Arbeitsberichte können erstellt werden. Das digitale Aufmaß-Feature ermöglicht die direkte Erfassung und Übertragung von Maßen vor Ort. Fotos können über die App dokumentiert werden. Digitale Kundenunterschriften sind möglich. Individuelle Formulare und Checklisten können erstellt werden.

21. Inwiefern fungiert Ihre Software als CRM (Kunden- & Kontaktmanagement)?
    • Verwaltung von Kundendaten & Historien (Angebote, Rechnungen, Wartungsverträge)?
    • Erinnerungsfunktionen (z. B. Wartungsintervalle, Prüfungen)?
    • Integration von Kommunikation (E-Mails, Notizen, Telefonate)?
    • Weitere CRM-Funktionen?

Kundendaten inkl. aller zugehörigen Angebote, Aufträge und Rechnungen werden zentral verwaltet. Die gesamte Auftragshistorie eines Kunden ist jederzeit abrufbar. Wartungsintervalle und Erinnerungen können hinterlegt werden. Notizen und Kommunikation können am Kundenprofil gespeichert werden.

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software die mobile Arbeit direkt beim Kunden vor Ort?
    • Gibt es eine gesonderte Variante der Software bzw. eine extra App für den mobilen Gebrauch?
    • Welche Software-Funktionen lassen sich auch mobil nutzen bzw. welche nicht?
    • Weiteres zu diesem Thema?

Die ToolTime App für iOS und Android ist der zentrale Kanal für die mobile Arbeit. Monteure können über die App Aufträge bearbeiten, Zeiten erfassen, Fotos aufnehmen, Aufmaß nehmen und Unterschriften einholen. Die App ermöglicht ein weitgehend papierloses Arbeiten direkt beim Kunden vor Ort.

23. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Mitarbeiter-Management?
    • Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung?
    • Lohnvorbereitung / Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung?
    • Weiteres zum Thema Mitarbeiter-Management?

Zeiterfassung ist eine der Kernfunktionen von ToolTime – Arbeitszeiten werden über die App in Echtzeit erfasst, von Arbeitsbeginn bis Feierabend inkl. Pausenzeiten. Die erfassten Zeiten können für die Lohnvorbereitung genutzt werden. Eine DATEV-Schnittstelle ermöglicht die Übergabe an die Lohnbuchhaltung. Eine eigene HR- oder Urlaubsverwaltung ist nicht Kernbestandteil.

24. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren SHK-spezifischen Funktionen?
    • Heizungswartung & Wartungsverträge?
    • Schnittstellen zu Planungssystemen (CAD, BIM)?
    • Anlagen- & Geräteverwaltung?
    • Energie- und Nachhaltigkeitsmanagement (z. B. Energieberichte, Fördermittelverwaltung, CO₂-Berechnungen)?
    • Fuhrpark‑Management?
    • Weitere SHK-spezifische Funktionen?

ToolTime unterstützt Wartungsverträge und die Organisation von Heizungswartungen über das Termin- und Auftragsmanagement. Eine eigene Anlagenverwaltung ist möglich. CAD/BIM-Schnittstellen sind nicht integriert – ToolTime ist keine Planungssoftware. Energie- und Nachhaltigkeitsmanagement sowie CO₂-Berechnungen sind nicht Bestandteil. Fuhrparkmanagement ist nicht vorgesehen.

25. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Controlling, Statistiken & Auswertungen?
    • Finanzbuchhaltung / Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle, Exportfunktionen für Buchhaltungssysteme)?
    • Weiteren unternehmerischen Funktionen?

ToolTime bietet einen Überblick über Umsatz, offene Rechnungen und abgeschlossene Angebote. Die DATEV-Schnittstelle ermöglicht eine einfache Datenübergabe an den Steuerberater. Umfangreiche Controlling-Dashboards oder eine vollständige Finanzbuchhaltung sind nicht Bestandteil – ToolTime ergänzt vorhandene Buchhaltungssysteme, ersetzt sie jedoch nicht.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

26. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche / Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

ToolTime bietet 4 Pakete (Stand 2025/2026): Solo (1 Nutzer): 79€/Monat oder 69€/Monat bei jährlicher Zahlung. Team (bis 5 Nutzer): 34€ pro Lizenz/Monat (169€ gesamt) monatlich oder 29€/Lizenz (145€) jährlich. Für größere Teams (Business bis 15 Nutzer, Enterprise unbegrenzt) sind Konditionen auf Anfrage verfügbar. Die jährliche Zahlung erfordert eine Mindestlaufzeit von 12 Monaten. Keine zusätzlichen Kosten für Updates oder Kundenservice.

27. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

ToolTime bietet kostenlosen Kundenservice, der in allen Paketen inklusive ist. Es stehen ein Hilfe-Center mit Dokumentation, ein Produktportal und Video-Tutorials zur Verfügung. Für detaillierte Support-Kanäle (Telefon, Chat, E-Mail, Wartezeiten) empfehlen wir einen Blick auf support.tooltime.app.

28. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

ToolTime bietet eine 7-tägige kostenlose Testversion. Ein Datenimport für den Wechsel von anderer Software ist möglich. ToolTime unterstützt Kunden aktiv beim Onboarding. Demo-Termine können kostenlos und unverbindlich gebucht werden.

Abschluss-Fragen:

29. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Ihre Kunden Sie? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Kunden berichten von bis zu 25% Zeitersparnis im Büro dank digitaler Auftragsverwaltung und Zeiterfassung. Die intuitive Bedienung wird besonders gelobt – Mitarbeiter nehmen die Software schnell an. Typische positive Rückmeldungen betonen die vereinfachte Kommunikation zwischen Büro und Baustelle sowie die Zeitersparnis bei der Rechnungsstellung. Vaillant empfiehlt ToolTime aktiv seinen Fachpartner-Betrieben.

30. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

ToolTime ist seit 2018 aktiv und unterstützt über 20.000 Handwerker in Deutschland. Das Berliner Unternehmen zählt zu den bekanntesten Handwerkersoftware-Anbietern im deutschsprachigen Raum. In unabhängigen Tests erhält ToolTime die Note 1,4 und zählt zu den Top 5 SHK-Softwareanbietern. ToolTime wird von führenden Branchenpartnern wie Vaillant und Bosch empfohlen.

31. Schlussplädoyer: Für welche SHK-Handwerksbetriebe (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

ToolTime eignet sich besonders gut für kleine bis mittelgroße SHK-Betriebe (1–15 Mitarbeiter), die ihre Betriebsprozesse digitalisieren möchten, ohne einen hohen Einarbeitungsaufwand zu scheuen. Die Software ist ideal für Betriebe, die Wert auf einfache Bedienung, schnelle Angebots- und Rechnungserstellung sowie eine saubere Büro-Baustellen-Kommunikation legen. Weniger geeignet ist ToolTime für Betriebe mit komplexen Lagerhaltungsanforderungen, Bedarf an CAD/BIM-Planungsfunktionen oder sehr umfangreichen Controlling-Anforderungen.