openHandwerk als SHK Software? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit openHandwerk

Wir haben die openHandwerk GmbH über ihre SHK Software openHandwerk ausgefragt.

Die Antworten der openHandwerk GmbH sind in orange markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Software für SHK-Handwerker in 3 Sätzen.

openHandwerk ist die smarte Cloud-Software, die SHK-Betrieben den Rücken freihält, indem sie Angebote, Einsatzplanung und Rechnungen effizient und papierlos digitalisiert. Mit der intuitiven App haben Ihre Monteure auf der Baustelle alle Projektdaten und Berichte direkt parat – für eine reibungslose Kommunikation ohne Zettelwirtschaft. Dank nahtloser Schnittstellen zu Ihrem SHK-Großhandel und der Buchhaltung sparen Sie wertvolle Zeit im Büro und können sich voll und ganz auf Ihr Handwerk und Ihre Kunden konzentrieren.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

OpenHandwerk verfügt wie viele Cloud-Lösungen über eine klare Struktur und einfache Bedienelemente. Jedoch geht openHandwerk, dank der Erfahrungen welche direkt im Handwerk gewonnen wurden, in entscheidenden Punkten mehr auf die Anforderungen von Handwerksbetrieben ein: Aufträge/ Projekte haben eine echte Nachkalkulation und eine offene Rest-API und viele bereits direkt gebaute Schnittstellen zu anderen Tools. Auch die kaufmännische Tiefe einer klassischen ERP kann openHandwerk liefern und vereint somit die Vorteile der „alten Welt“ und der SaaS-Lösungen.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Wir haben das Motto: „Eine gute Software ist niemals fertig“. Entsprechend überarbeiten wir permanent unsere Module, so auch aktuell das Angebots- und Rechnungswesen. Dies bekommt in der nächsten zeit Funktionen, welche andere Lösungen in der Cloud zum Teil schon haben bzw. erweitern Funktionen, welche manche Server-Lösungen in jahrelanger Erfahrung und Arbeit bereits bieten können. Zum Beispiel wird die Tiefenkalkulation von Produkten und Serviceleistungen in openHandwerk umgebaut, sodass diese direkt auf die Artikelstammdaten zurückgreifen kann. Dies wurde sich von einigen Kunden und Interessenten gewünscht und kommt nun in die Umsetzung.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

OpenHandwerk ist sowohl im Browser (Windows, Linux, MacOS) verfügar und benötigt hier nur eine Internetverbindung und einen Browser. Unsere App (erhältlich im Google Play Store/ Apple App Store) ist jedoch auch Offline fähig, um auch an schwierigen Orten für die Monteure nutzbar zu bleiben.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja, openHandwerk verfügt über eine App für die Monteure. Darüber können diese ihre Termine, Projekte und Arbeitszeiterfassung verwalten/ die Projekte auch dokumentieren. Sei es per Bild, Video oder individuellem E-Formular.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

OpenHandwerk kann individuell gebucht werden, je nachdem wie viele Lizenzen (Nutzer) der Betrieb braucht. Ein Nutzer ist dabei ein Mitarbeiter. Dieser kann openHandwerk auf so vielen Geräten nutzen wie er möchte, jedoch nicht gleichzeitig.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Es gibt, bis auf die Internetverbindung plus Browser bzw. den Zugang zu einem App-Store keine relevanten Voraussetzungen.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Ja, nur für die App. Die Funktionen der App bleiben dabei die gleichen wie im Online-Modus.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Updates werden in unserem News-Bereich kommuniziert und Weiterentwicklungen 8wie die Tiefenkalkulation zum Beispiel) werden immer im Austausch mit unseren Kunden entwickelt.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Mit nur einem Klick kann über Nacht eine Backup-Datei erstellt werden, welche alles enthält, was im Account des Kunden angelegt wurde.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Wir werden durch die Google-Cloud in der EU gehostet und gewährleisten selber ein Backup aller drei Stunden.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Wir haben Schnittstellen zu Buchhaltungssystemen (lexware Office, sevDesk, DATEV). Lagerverwaltung (Lager im Griff) und vielen mehr. Außerdem kann über unsere Rest-API individuell erweitert werden.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im SHK-Handwerker Alltag

13. Inwiefern unterstützt die Software bei Kalkulationen?
    • Welche Kalkulationsmöglichkeiten bietet Ihre Software?
    • Können Arbeitszeiten, Materialkosten und Gemeinkosten berücksichtigt werden?
    • Gibt es eine automatische Vor- und Nachkalkulation von Projekten?
    • Weitere Funktionen im Bereich Kalkulation?

In openHandwerk kann auf viele Arten kalkuliert werden. Es gibt eine Nachkalkulation, sowie Vor- und Nachkalkulation direkt auf den Aufträgen. Dabei können Eingangsrechnungen in die Nachkalkulation eingespielt werden, sowie auch Lohnkosten über die zeiterfassung berücksichtigt werden.

14. Inwiefern unterstützt die Software bei der Angebotserstellung?
    • Wie funktioniert die Erstellung von Angeboten und Aufträgen?
    • Gibt es Vorlagen oder Konfiguratoren (z. B. für Heizungsanlagen, Badplanungen, Wartungsverträge)?
    • Können Angebote digital versendet und in Aufträge/Rechnungen umgewandelt werden?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Angebotserstellung anmerken?

Angebote können individuell erstellt werden, mit GAEB Import oder auch IDS-Connect Verknüpfung. Auch vorgefertigte Vorlagen sind nutzbar, sodass standardisierte Angebote möglich sind. Angebote können dann direkt aus openHandwerk per E-Mail verschickt werden und auch automatisiert nachgefasst werden.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung?
    • Wie funktioniert die Rechnungsstellung?
    • Sind Abschlagsrechnungen, Teilrechnungen oder Sammelrechnungen möglich?
    • E-Rechnungen (XRechnung / ZUGFeRD)?
    • Können Zahlungen verfolgt werden? Gibt es ein Mahnwesen (ggf. automatisiert durch Verknüpfung mit Bankkonten)?
    • Weitere Funktionen im Bereich Abrechnung?

OpenHandwerk bietet neben „normalen“ Rechnungen auch (kumulative) Abschlags- und Teilrechnungen bzw. die daraus resultierende Schlussrechnung. Auch E-Rechnungen (Xrechnung/ ZUGFeRD) ist möglich. Zahlungen können über die offenen Rechnungsposten hinterlegt werden, an welchem sich auch unser automatisiertes Mahnwesen ausrichtet.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Termin- & Einsatzmanagement?
    • Planung von Kundenterminen, Baustellen & Serviceeinsätzen?
    • Mobile Auftragsbearbeitung für Monteure unterwegs?
    • Einsatzpläne für Teams und Fahrzeuge?
    • Weitere Funktionen im Bereich Terminverwaltung?

OpenHandwerk verfügt über einen Kalender und eine Plantafel, welche miteinander verknüpft sind. Dadurch lassen sich Mitarbeiter und Projekte ohne Probleme verplanen. Fahrzeuge werden von unseren Kunden zum Beispiel als individuelle Kategorie angelegt und so auf Termine mit verplant.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Projekt- & Auftragsmanagement?
    • Strukturierung von Projekten in Phasen & Aufgaben?
    • Dokumentation von Arbeitsfortschritten?
    • Übergabe von Aufträgen zwischen Büro & Monteuren?
    • Können Aufgaben bestimmten Mitarbeitern zugewiesen werden?
    • Was möchten Sie noch zu diesem Thema anmerken?

Hier liegt die Hauptstärke unserer Software. Auftragsmappen (Projektmappen) bündeln alle Informationen übersichtlich zu einem Auftrag/ Projekt. In der vorgelagerten Auftragsübersicht können diese Aufträge mit individuellen Statusanzeigen versehen werdern, sodass auf einen Blick zu sehen ist, in welcher Phase sich ein Auftrag befindet. Diese Aufträge können individuell Mitarbeitern freigeschaltet werden, sodass diese nur für sie relevante Aufträge sehen können.

Außerdem ist auch die Dokumentation hier direkt zu finden, welche auch per App bespielt werden kann. Die Dokumentation ist auch per Link an einen externen weiterleitbar, sodass dieser sich ausgewählte Dokumente direkt herunterladen kann.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Material- & Bestandsmanagement?
    • Gibt es eine Lagerverwaltung?
    • Wie werden Materialverbräuche dokumentiert?
    • Schnittstellen zu SHK-Großhändlern/Online-Katalogen?
    • Weitere Funktionen im Bereich Materialverwaltung?

Die Lagerverwaltung bilden wir über die Schnittstelle zu Lager im Griff ab.

19. Inwiefern berücksichtigt Ihre Software branchenspezifische Normen und rechtliche Vorgaben?
    • Unterstützung von DIN-/VDI-/VDE-Standards?
    • Berücksichtigung gesetzlicher Vorschriften (z.B. TRGI)?
    • Automatische Updates bei Änderungen von Normen und Vorgaben?
    • Weitere Funktionen im Bereich Normen & Compliance?

Da openHandwerk sich an viele Gewerke ausrichtet, ist so etwas nicht voreingestellt.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei Dokumentation & Protokollen?
    • Erfassung von Serviceberichten, Wartungsprotokollen, Checklisten?
    • Können Wartungs- oder Prüfprotokolle (z. B. Heizungscheck, Abnahmeformulare) digital abgebildet werden?
    • Lassen sich individuelle Formulare erstellen und anpassen?
    • Fotodokumentation?
    • Digitale Unterschriften?
    • Weitere Funktionen im Bereich Dokumentation?

In openHandwerk kann quasi jede Datei im DMS dokumentiert werden. Kunden haben kein Upload Limit, sodass hier keine Grenzen gesetzt sind. Bespielt werden kann das DMS per Browser und auch per App. Neben Bildern, Videos,…, welche auch mit Skizzen versehen werden können, kann man in openHandwerk individuelle E-Formulare (Leistungsnachweise, Aufmaße,…) dokumentieren.

21. Inwiefern fungiert Ihre Software als CRM (Kunden- & Kontaktmanagement)?
    • Verwaltung von Kundendaten & Historien (Angebote, Rechnungen, Wartungsverträge)?
    • Erinnerungsfunktionen (z. B. Wartungsintervalle, Prüfungen)?
    • Integration von Kommunikation (E-Mails, Notizen, Telefonate)?
    • Weitere CRM-Funktionen?

Jede Mappe hat eine Historie, in welcher genau dokumentiert wird, was wann gemacht wurde. Auch bieten wir Serienaufträge, sodass zum Beispiel Wartungen abgebildet werden können. Per Schnittstelle/ SMTP kann die E-Mail unserer Kunden mit openHandwerk verknüpft werden und ,mit individuellen E-Mail-Vorlagen gearbeitet werden.

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software die mobile Arbeit direkt beim Kunden vor Ort?
    • Gibt es eine gesonderte Variante der Software bzw. eine extra App für den mobilen Gebrauch?
    • Welche Software-Funktionen lassen sich auch mobil nutzen bzw. welche nicht?
    • Weiteres zu diesem Thema?

Auf diese Möglichkeiten wurde bereits eingegangen: Per openHandwerk-App kann vor Ort, auch offline, gearbeitet werden.

23. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Mitarbeiter-Management?
    • Zeiterfassung, Urlaubs-und Abwesenheitsverwaltung?
    • Lohnvorbereitung / Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung?
    • Weiteres zum Thema Mitarbeiter-Management?

Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung ist in openHandwerk möglich. Am Ende des Monats kann auf Mitarbeiterbene ein Monatsabschluss generiert werden und steht zum export für die Lohnbuchhaltung bereit. Auch bieten wir die gesamte Personalakte digitalisiert an.

24. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren SHK-spezifischen Funktionen?
    • Heizungswartung & Wartungsverträge?
    • Schnittstellen zu Planungssystemen (CAD, BIM)?
    • Anlagen- & Geräteverwaltung?
    • Energie- und Nachhaltigkeitsmanagement (z. B. Energieberichte, Fördermittelverwaltung, CO₂-Berechnungen)?
    • Fuhrpark‑Management?
    • Weitere SHK-spezifische Funktionen?

Auch hier wurde bereits darauf eingegangen.

25. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Controlling, Statistiken & Auswertungen?
    • Finanzbuchhaltung / Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle, Exportfunktionen für Buchhaltungssysteme)?
    • Weiteren unternehmerischen Funktionen?

OpenHandwerk bietet ein Auswertungs-Tool. Hier können in einem Zeitraum geschriebene Rechnungen/ Angebote ausgewertet werden und z.B. nach Kunden, Mitarbeiter,… gefiltert werden. Die Rechnungsübersicht bietet ebenfalls eine genaue Ansicht, welche Rechnungen in einem gewissen Zeitraum geschrieben und bezahlt/ noch offen sind.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

26. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche / Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Für die Buchung von openHandwerk sind drei Themen wichtig: Welche Laufzeit (12/24/36 Monate) und die Anzahl und Art der benötigten Lizenzen (kaufmännische Lizenzen= Browser und App, gewerbliche Lizenzen= nur App Lizenz). Die Abrechnung erfolgt immer in Vorkasse. Die Preise sind günstiger, je länger die Laufzeit ist. Sie bewegen sich dadurch zwischen 45€ und 35€ rechnerisch pro Monat pro Lizzenz.

27. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Wir bieten einen kostenfreien E-Mail-Support an.

28. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Auch hier ist unser Support jederzeit erreichbar und unterstützt beim Einstieg. Außerdem bieten wir Ersteinrichtungen und Schulungen nach individuellem Wunsch an. Diese sind jedoch nicht zwingend erforderlich, da die Einrichtung sehr schnell und intuitiv ist. Begleitet wird dies durch unser mit enthaltendes umfangreiches FAQ

Abschluss-Fragen:

29. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Ihre Kunden Sie? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Unsere Kunden haben ganz unterschiedliche Anforderungen, da wir sehr gewerkeoffen aufgestellt sind. Entsprechend vereinen wir die Anfragen zu Themen und setzten diese möglichst allgemein nutzbar um.

30. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

OpenHandwerk ist nun im gesamten deutschsprachigen Raum vertreten mit um die 1.500 Kunden aus vielen Gewerken. Wir sind in Kundenzahl nicht die größte ERP-Cloud-Lösung in Deutschland, bieten jedoch dafür qualifizierte, individuelle und schnelle Kommunikation und Software an.

31. Schlussplädoyer:
    Für welche SHK-Handwerksbetriebe (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

OpenHandwerk ist vor allem für KMU-Betriebe im Bereich von einem bis 30 Mitarbeiter an. Auch größere Betriebe arbeiten zum teil mit uns, hier werden aber nicht immer alle Funktionen der Software genutzt.