Angebote schreiben, Material bestellen, Rechnungen verschicken – am liebsten mit einem Programm, das nichts kostet. Wer nach kostenloser SHK-Software sucht, findet allerdings vor allem Testangebote. Bei den Programmen in unserem Vergleich könnt ihr meist eine Woche bis zwei Monate gratis arbeiten oder euch die Software vom Hersteller vorführen lassen. Dauerhaft kostenlose Lösungen haben wir nur wenige gefunden, und die haben klare Grenzen.
Welche Programme könnt ihr also auf Dauer gratis nutzen? Und wo endet das kostenlose Angebot nach dem Ausprobieren? Wir zeigen euch, was ihr für euren Betrieb ohne laufende Softwarekosten bekommt, wie lange ihr die übrigen Programme testen könnt und was ihr danach bezahlt. Außerdem schauen wir uns an, wann ein kostenloses Rechnungsprogramm oder eine Open-Source-Lösung im SHK-Alltag ausreicht.
Welche SHK-Software dauerhaft kostenlos ist
Mit dauerhaft kostenlos meinen wir Programme, mit denen ihr echte Aufträge bearbeiten könnt, ohne dass nach ein paar Wochen der Testzugang abläuft. Im SHK-Bereich ist die Auswahl überschaubar. Die folgenden Angebote helfen bei bestimmten Aufgaben im Betrieb; den gesamten Funktionsumfang einer Handwerkersoftware deckt keines davon ab.
b:work: Einstiegssoftware für Gründer und Kleinstbetriebe
Mit b:work von blue:solution können Existenzgründer und Kleinstbetriebe Angebote, Aufträge und Rechnungen kostenlos bearbeiten, mit einem Benutzer und inklusive E-Rechnung im XRechnung- und ZUGFeRD-Format. Auch die Anbindung an den Großhandel gehört ohne Aufpreis dazu: Über IDS-Connect und Open Masterdata lassen sich Bestellungen und Artikeldaten direkt mit dem Großhändler-Shop austauschen.
Sobald ihr Projekte verwalten, Abschlagsrechnungen schreiben oder Termine planen wollt, braucht ihr allerdings das kostenpflichtige Pro-Paket. Gerade wenn ihr größere Baustellen in Abschlägen abrechnet, ist die Gratisversion damit schnell zu knapp. Das Pro-Paket kostet 24,90 € im Monat bei monatlicher Zahlung oder 19,90 € im Monat bei jährlicher Zahlung, jeweils pro Betrieb (Stand Oktober 2026).
ZVTOOL Free: Werkzeug- und Geräteverwaltung vom Zentralverband
Wo ist welches Werkzeug, und wer hat das Gerät gerade im Einsatz? Für die digitale Werkzeug- und Geräteverwaltung bietet der Zentralverband Sanitär Heizung Klima (ZVSHK) ZVTOOL Free an. Die Gratislizenz gilt für einen Nutzer und so lange, wie der Verband den Dienst betreibt. Daneben gibt es die kostenpflichtige Vollversion ZVTOOL. Angebote, Aufträge und Rechnungen bearbeitet ihr weiterhin mit einem anderen Programm; dafür ist ZVTOOL nicht vorgesehen.
Serviceportal SHK: kostenlos für Innungsbetriebe
Seid ihr mit eurem Betrieb Mitglied einer Innung, kommt außerdem das Serviceportal SHK infrage. Das digitale Auftragsmanagement stammt ebenfalls vom ZVSHK. Für Innungsbetriebe ist die Teilnahme kostenlos.
UGL-Viewer: Großhandelsdateien kostenlos lesen
Eine Datei vom Großhändler lässt sich nicht immer einfach wie ein PDF öffnen. Für Anfragen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Bestellungen und Rechnungen nutzen SHK-Großhändler auch das UGL-Format. Eine Branchensoftware verarbeitet solche Dateien im Hintergrund. Arbeitet ihr noch ohne ein solches Programm, hilft der kostenlose UGL-Viewer von KWP, dem Hersteller von kwp bnwin.net. Ihr könnt ihn ohne Registrierung herunterladen und ohne Installation nutzen.
Wer bietet was kostenlos an? Die SHK-Programme im Überblick
In der Tabelle findet ihr die untersuchten Programme alphabetisch sortiert: Was bekommt ihr gratis, welche Bedingungen gelten, und was kostet der anschließende Einstieg? Die Preise stammen, soweit veröffentlicht, von den Preisseiten der Hersteller und haben den Stand Oktober 2026. Sie verstehen sich zuzüglich Mehrwertsteuer, sofern der Hersteller das so ausweist. Bei mehreren Preisen nennen wir zuerst die monatliche Zahlung oder die kürzeste Laufzeit, danach den günstigeren Preis bei längerer Bindung.
Tipp: Am Smartphone die Tabelle am besten im Querformat ansehen.
| Software | Was kostenlos ist | Bedingung und Grenze | Einstieg in den Bezahltarif |
|---|---|---|---|
| baufaktura | • Testphase sechs Wochen mit allen Funktionen • Erstgespräch | Testzugang wird beantragt | • Basis-System 695 € einmalig (Kauf, keine laufenden Gebühren) • Module und Schnittstellen je 120 € bis 495 € einmalig |
| b:work | • Dauerhaft kostenlose Version für Angebote, Aufträge und Rechnungen inklusive E-Rechnung • IDS und Open Masterdata im Standardumfang ohne Aufpreis | • ein Benutzer • Projekte, Abschlagsrechnungen und Termine nur im Pro-Paket | • Pro-Paket 24,90 € im Monat bei monatlicher Zahlung • 19,90 € bei jährlicher Zahlung, pro Betrieb |
| Celsius | • Vorführung im eigenen Betrieb • danach bis zu vier Wochen Testphase | Testphase im Anschluss an die Vorführung | • 24,44 € im Monat (Leasing über 36 Monate) • oder Grundmodul 880 € einmalig |
| CENDAS | • Testphase 30 Tage ohne Zahlungsdaten • View-Lizenzen als Zugabe | View-Lizenzen gratis nur zusätzlich zu einer bezahlten Manage-Lizenz | • Manage 89 € je Nutzer und Monat bei monatlicher Laufzeit • 79 € bei Jahresvertrag |
| Craftivo | Testphase 14 Tage ohne Kreditkarte | Keine Angabe | • Starter 59 € im Monat, jederzeit kündbar • ab 39 € bei jährlicher Zahlung • ein Büro- und zwei Mobil-Nutzer inklusive |
| Craftnote | • Probephase 30 Tage • Online-Vorführung | Keine Angabe | • Angebote und Rechnungen ab Büro Plus: 69,90 € je Nutzer und Monat, derzeit 49,90 € (Stand Oktober 2026) • Jahresvertrag, verlängert sich automatisch |
| Das Programm | • Testphase 14 Tage • für Meisterschüler die ersten sechs Monate | Keine Angabe | • Basis 39,90 € je Büronutzer und Monat, jederzeit kündbar • für Meisterschüler nach sechs Monaten vergünstigt, Betrag nicht veröffentlicht |
| HERO | • Testphase 14 Tage • für Meisterschüler während der Meisterschule | Keine Angabe | • HERO Select ab 79 € im Monat bei monatlicher Zahlung • ab 69 € bei jährlicher Zahlung • eine Lizenz inklusive |
| kwp bnwin.net | • Beratungsgespräch • UGL-Viewer für alle Betriebe | Keine Angabe | Preis auf Anfrage (Kauf) |
| Labelwin und Label Mobile | • Vorführung • keine kostenlose Testversion | Termin mit dem Hersteller | Labelwin Starter ab 1.850 € einmalig |
| Lexware | • Lexware Office (Rechnungen und Buchhaltung): 30 Tage • Lexware handwerk: 30 Tage Testrecht | • Office: Keine Angabe • handwerk: wird bestellt und kann ab dem Bestelltag 30 Tage unverbindlich getestet werden | • Lexware Office M 12,90 € im Monat, monatlich kündbar (erste drei Monate 6,45 €) • Lexware handwerk plus 28,40 € im Monat |
| Meisterpfad | Erstgespräch mit Angebot | Keine Angabe | Preis auf Anfrage |
| mfr | • Demo-Zugang ohne Ablaufdatum • Live-Vorführung | Demo-Umgebung mit Testdaten, nicht für echte Aufträge | • Basic 145 € im Monat pauschal für fünf Nutzerlizenzen (29 € je Nutzer), auf fünf Nutzer begrenzt • Jahresvertrag, verlängert sich automatisch |
| MOSER | Beratung mit Vorführung | Keine Angabe | Preis auf Anfrage |
| OfficeOn | Vorführung (Demo-Termin) | Keine Angabe | • Büro-Lizenz 64,99 € je Nutzer und Monat bei Zahlung alle sechs Monate • 59,99 € bei 12 Monaten, 49,99 € bei 24 Monaten |
| openHandwerk | • Testphase 7 Tage ohne Kreditkarte • Webdemo | Keine Angabe | • 60 € je Büro-Nutzer und Monat bei monatlicher Zahlweise (12 Monate Laufzeit) • 35 € bei 36 Monaten Vorauszahlung |
| PASST+ | Keine Angabe | Persönliche Vorführung buchbar, Kosten nicht angegeben | Preis auf Anfrage (Abo) |
| pds | Keine Angabe | Keine Angabe | • Online-Version ab 90 € je Büro-Arbeitsplatz und Monat • Kauf ab 1.400 € |
| Plancraft | • Testphase 7 Tage ohne Kreditkarte • für Meisterschüler bis zur Prüfung • für Neugründer drei Monate | • Meisterschüler nach Bewerbung • Gründer-Monate nur mit Jahres- oder Zweijahrespaket | • Business 74,90 € im Monat bei monatlicher Zahlung • 59,90 € im Jahresabo, 47,92 € im Zweijahresabo • ein Büro-Nutzer inklusive |
| Powerbird | • Online- oder Vor-Ort-Vorführung • keine kostenlose Testversion | Termin mit dem Hersteller | Preis auf Anfrage |
| Sage 50 Handwerk | Testversion 30 Tage, auf Wunsch mit Testlizenz für echte Daten | Installation durch einen Sage-Fachhändler | Essential 19,90 € im Monat bei 12 Monaten Laufzeit |
| shm | Vollversion zwei Monate mit Online-Einweisung | Keine Angabe | • Abo Start ab 49 € im Monat bei jährlicher Vorauszahlung, halbjährlich 4 % und quartalsweise 5 % Zuschlag • plus Support 29 € im Monat, für die ersten 12 Monate Pflicht • Kauf Start ab 1.900 € |
| smarthandwerk pro | • Testphase 30 Tage mit vollem Umfang • Produktpräsentation | Die Testphase endet automatisch | • pro S lokal installiert: 49 € im Monat (erster Arbeitsplatz) • in der Cloud: 89 € im Monat |
| STREIT | • Live-Vorführung • Webinare | Keine Angabe | Preis auf Anfrage |
| Sykasoft | Online-Vorführung | Keine Angabe | Preis auf Anfrage |
| TAIFUN | • Vorführung • Handwerker-App zum Testen | Keine Angabe | Preis auf Anfrage |
| ToolTime | Testphase 7 Tage mit vollem Funktionsumfang, ohne Zahlungsdaten | Keine Angabe | • Solo 89 € im Monat bei monatlicher Zahlung • 79 € im Jahresabo, im ersten Vertragsjahr 69 € |
| ZVPLAN | • Testphase 60 Tage • Schüler- und Lehrerversion | Schülerversion nur für die Ausbildung | • BASIC 590 € einmalig • Standortlizenz für beliebig viele Mitarbeiter |
Wenn ihr ein Programm näher kennenlernen möchtet, findet ihr auf unserer Startseite ausführliche Informationen zu Funktionen, Schnittstellen und Preismodellen:
Testphase, Vorführung, Demo-Zugang: was sie euch bringen
Ob ihr selbst einen Auftrag anlegen könnt oder dem Hersteller bei einer Präsentation zuseht, macht beim Kennenlernen einen großen Unterschied. In einer Testphase arbeitet ihr selbst mit der Software. Bei einer Vorführung zeigt euch der Hersteller das Programm, online oder bei euch im Betrieb. Mit einem Demo-Zugang könnt ihr euch ebenfalls selbst umsehen, arbeitet aber mit Beispieldaten. Je nach Angebot lässt sich deshalb unterschiedlich gut beurteilen, ob das Programm zu eurem Alltag passt.
Testphase: nur mit echten Betriebsdaten aussagekräftig
Sieben Tage sind schnell vorbei, wenn ihr neben dem Tagesgeschäft auch noch eine Software testen wollt. Die längsten Testphasen im Vergleich geben euch dafür zwei Monate Zeit. Besonders bei kurzen Tests lohnt sich etwas Vorbereitung: Fragt beim Großhändler vorab die Zugänge für Artikeldaten und Bestellschnittstelle an und haltet euren Briefkopf sowie die ersten Kundendaten bereit. Im Test baut ihr dann ein echtes Angebot aus der letzten Woche nach, legt einen Wartungsauftrag samt Termin an und probiert die Monteur-App auf einem Firmenhandy aus. So merkt ihr eher, ob die Abläufe für euch funktionieren, als beim bloßen Durchklicken.
Schaut vor dem Start auch darauf, wann die Testzeit zu laufen beginnt und was danach passiert. Bei smarthandwerk pro endet sie automatisch. ToolTime verlangt für den Test keine Zahlungsdaten. Bei Lexware handwerk bestellt ihr dagegen die Software; die 30 Testtage zählen bereits ab dem Bestelltag.
Vorführung: den eigenen Fall mitbringen
Bei Labelwin und Powerbird gibt es keine kostenlose Testversion, dafür eine kostenlose Vorführung. Nehmt zu diesem Termin einen typischen Auftrag aus eurem Betrieb mit und lasst ihn gemeinsam durchspielen: vom Angebot über die Bestellung beim Großhändler bis zur Rechnung. So seht ihr, wie der Anbieter eure Arbeitsschritte im Programm abbildet. Bleibt etwas offen oder kann es nicht gezeigt werden, fragt anschließend schriftlich nach. Celsius verbindet Vorführung und eigenen Test: Zuerst wird euch die Software im Betrieb gezeigt, danach könnt ihr sie bis zu vier Wochen ausprobieren.
Demo-Zugang: gut zum Kennenlernen, nicht für den Alltag
Bei mfr könnt ihr euch ohne Zeitdruck mit der Bedienung vertraut machen: Der Demo-Zugang hat kein Ablaufdatum. Er enthält allerdings Testdaten. Für eure echten Aufträge könnt ihr ihn deshalb nicht nutzen.
Gratis für Meisterschüler, Azubis und Gründer
Wer gerade die Meisterschule besucht, kann manche Programme deutlich länger als nur ein paar Wochen kostenlos nutzen. HERO ist während der Meisterschule komplett kostenfrei. Plancraft könnt ihr nach einer Bewerbung bis zur Meisterprüfung gratis nutzen. Bei der Software Das Programm sind für Meisterschüler die ersten sechs Monate kostenlos; anschließend gilt ein vergünstigter Tarif. Für die Planung gibt es außerdem ZVPLAN als kostenlose Schüler- und Lehrerversion. Sie ist für Ausbildungszwecke vorgesehen, unter anderem an Meister- und Fachschulen sowie für Auszubildende.
Für Gründer ist neben der kostenlosen Einstiegslösung b:work vor allem ein genauer Blick auf die Vertragsbedingungen sinnvoll. Plancraft bietet Neugründern drei Gratismonate, setzt dafür aber den Abschluss eines Jahres- oder Zweijahrespakets voraus. TAIFUN kündigt für Existenzgründer und Meisterschüler bessere Konditionen an, nennt dafür jedoch keine Beträge. Wenn ihr die Software schon während der Meisterschule nutzt und anschließend gründet, klärt vorab auch die Datenübernahme: Lassen sich eure Kunden, Artikel und Vorlagen in den regulären Tarif mitnehmen?
Günstiger einsteigen: Gutschein und Einführungspreise
Auch bei kostenpflichtigen Programmen könnt ihr zum Einstieg sparen. Für OfficeOn von Bosch bekommt ihr bei uns mit dem Gutscheincode VERGLEICH10 einen Rabatt von 10 % auf die Lizenzgebühr während der gesamten ersten Vertragslaufzeit. Voraussetzung ist ein Abo mit mindestens 12 Monaten Laufzeit. Der Code gilt bis zum 31.12.2026 für Neukunden mit Sitz in Deutschland, die in den vergangenen 12 Monaten kein OfficeOn-Abo hatten. Alle Bedingungen findet ihr auf unserer Seite zum OfficeOn-Gutschein. Wenn ihr mit dem Code abschließt, erhalten wir von Bosch eine Prämie. Für euch entstehen dadurch keine Mehrkosten.
Einige Hersteller bieten außerdem Einführungspreise an. Bei ToolTime zahlt ihr im Jahresabo im ersten Vertragsjahr 69 € statt der regulären 79 € im Monat. Lexware Office M kostet monatlich 12,90 €, in den ersten drei Monaten die Hälfte. Craftnote führt Büro Plus derzeit für 49,90 € statt 69,90 € je Nutzer und Monat in der Preisliste. Rechnet für die Zeit nach dem Einstieg mit dem regulären Preis weiter. Dann seht ihr, ob das Programm auch nach dem Rabatt in euer Budget passt.
Was SHK-Software nach der Gratisphase kostet
Der beworbene Einstiegspreis sagt noch wenig darüber aus, was die Software für euren Betrieb tatsächlich kostet. Dafür müsst ihr wissen, wie viele Lizenzen ihr braucht, welche Leistungen ihr zusätzlich buchen müsst und wie lange ihr euch bindet.
Je Nutzer oder je Betrieb
Bei openHandwerk zahlt ihr beispielsweise für jeden Büro-Nutzer einen monatlichen Betrag. HERO Select und Plancraft Business enthalten dagegen bereits eine Lizenz im Paketpreis; weitere Büro- und Monteur-Lizenzen kommen hinzu. Habt ihr einen Büroarbeitsplatz und mehrere Monteure, lasst euch genau diese Zusammenstellung anbieten. Erst damit könnt ihr die Kosten der Programme für euren Betrieb sinnvoll vergleichen.
Pflichtlizenzen und Mindestmengen
Manche Preise wirken einzeln günstiger, als der Tarif am Ende ist. Bei mfr entsprechen die 29 € je Nutzer dem Basic-Paket mit fünf Lizenzen: Ihr zahlt pauschal 145 € im Monat, auch wenn ihr weniger Zugänge braucht. Bei shm kommen zum Startpreis von 49 € bei jährlicher Vorauszahlung weitere 29 € monatlich für den Support hinzu. Diesen müsst ihr in den ersten 12 Monaten mitbuchen. Solche verpflichtenden Kosten findet ihr in der letzten Spalte der Übersichtstabelle.
Abo, Kauf und Laufzeit
Ihr müsst die Software nicht bei jedem Anbieter abonnieren. Labelwin gibt es beispielsweise ab 1.850 € zum Kauf, pds ab 1.400 €. Mit dem Kaufpreis ist allerdings nicht alles bezahlt: Bei Labelwin kommen Kosten für Module, Installation, Wartung und Schulung hinzu. Entscheidet ihr euch für ein Abo, schaut auf Laufzeit und Kündigungsfrist. Lexware Office lässt sich monatlich kündigen. Die Jahresverträge von mfr und Craftnote verlängern sich dagegen automatisch; kündigen müsst ihr dort drei Monate vor Ablauf.
Bei Anbietern wie TAIFUN oder MOSER erfahrt ihr den Preis erst mit einem individuellen Angebot. Lasst euch darin genau die Module aufführen, die ihr in der Vorführung gesehen habt und im Betrieb nutzen wollt. Sonst bleibt unklar, was die gezeigten Funktionen zusammen kosten.
Reicht ein kostenloses Rechnungsprogramm oder Open-Source-Software?
Wenn ihr zunächst nur Rechnungen schreiben möchtet, findet ihr auch bei allgemeinen Rechnungsprogrammen dauerhaft kostenlose Tarife. Deren Grenzen erreicht ihr allerdings unter Umständen schnell: sevdesk erlaubt drei Rechnungen im Monat, Papierkram Free einen Nutzer und 100 MB Speicher, Invoice Ninja fünf Kunden. Braucht ihr mehr, kostet sevdesk bei monatlicher Laufzeit 11,90 € im Monat, bei 24 Monaten 8,90 €. Bei Papierkram sind es monatlich 15,90 € oder 12,90 € bei jährlicher Zahlung. Invoice Ninja kostet im anschließenden Bezahltarif 14 US-Dollar im Monat.
Dazu kommt die E-Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen SHK-Betriebe sie bei Aufträgen anderer inländischer Unternehmen ab 2027, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro ab 2028. Ausgenommen sind Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto. Privatkunden sind davon nicht betroffen, gewerbliche Auftraggeber und auch private Vermieter bei Arbeiten an vermieteten Wohnungen dagegen schon, denn als Vermieter gelten sie umsatzsteuerlich als Unternehmer (FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung). Wer für gewerbliche Kunden oder Vermieter arbeitet, braucht also spätestens dann ein Programm, das XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt. Bei sevdesk und Papierkram ist das im kostenlosen Tarif enthalten, bei Invoice Ninja erst im Enterprise-Tarif ab 18 US-Dollar im Monat.
Bei Dolibarr und Odoo Community entfallen als Open-Source-Programme die Lizenzgebühren. Wenn ihr sie selbst betreibt, müsst ihr euch aber um Server, Einrichtung und Updates kümmern. Fehlen euch dafür die IT-Kenntnisse, braucht ihr einen Dienstleister. Auch zusätzliche Funktionen können Geld kosten: Bei Dolibarr ist die E-Rechnung als Kaufmodul für 120 bis 300 € netto erhältlich. Bei Odoo sind DATANORM- und GAEB-Import kostenpflichtige Erweiterungen; Außendienst und Kundendienst gibt es nur in der bezahlten Enterprise-Ausgabe. Odoo Online kostet im Standard-Tarif 31,10 € je Nutzer und Monat oder 24,90 € bei jährlicher Zahlung. Ein Modul für Bestellungen beim Großhandel per IDS-Connect haben wir für keines der beiden Programme gefunden (Stand Oktober 2026).
Im SHK-Alltag kommen zum Rechnungsschreiben häufig weitere Aufgaben hinzu. Die Branchensoftware aus unserem Vergleich unterstützt euch dabei je nach Programm in unterschiedlichem Umfang:
- Abschlags- und Schlussrechnungen für Baustellen
- mehrere Büro-Nutzer und Monteure mit App
- Artikeldaten der Großhändler per DATANORM und Bestellung per IDS-Connect
- Wartungsverträge mit Fälligkeiten und Einsatzplanung
Für einen Nebenerwerb oder einen kleinen Betrieb mit wenigen Rechnungen kann ein kostenloses Rechnungsprogramm ausreichen, solange ihr keine laufenden Großhandelsbestellungen darüber abwickeln müsst. Braucht ihr Abschlagsrechnungen für Baustellen, die Anbindung an den Großhandel oder eine App, in der Monteure ihre Einsätze sehen, spricht mehr für eine Branchensoftware. Bei Open Source gehört eine weitere Frage zur Entscheidung: Wer kümmert sich im Betrieb zuverlässig um Server, Updates und die zugekauften Module?
Fazit
Dauerhaft kostenlose SHK-Software gibt es, doch für viele Betriebe reicht ihr Funktionsumfang auf Dauer nicht aus. Als Gründer oder Kleinstbetrieb könnt ihr mit einer Gratisversion beginnen. Prüft aber vorher, ob ihr schon Abschlagsrechnungen, Projekte oder eine Terminplanung braucht – dann kann direkt ein Bezahltarif nötig sein. Für Meisterschüler lohnen sich die Gratislizenzen für die Ausbildung. Führt ihr bereits einen Betrieb, nutzt die Testzeit am besten für eure eigenen Aufträge und lasst euch den anschließenden Tarif mit allen benötigten Lizenzen und Funktionen durchrechnen.
Die einzelnen Programme und ihre Funktionen stellen wir euch im Vergleich der SHK-Software näher vor. Wenn ihr eure Auswahl vorher eingrenzen möchtet, hilft unser Schnell-Check: Ihr beantwortet vier Fragen zu Rechnungsstellung, Wartung, Lager und digitaler Baustelle und bekommt dazu passende Programme angezeigt.